Modul
Prozessvorlage: Vom Upload bis zur Maßnahme
Fünf Schritte, eine RACI-Matrix, klare Kadenz: Wie ein Krisenfrüherkennungsprozess nach § 1 StaRUG aufgebaut wird – mit konkreten Steuerungs-KPI und Eskalationspfaden.
Bearbeitungsstand: Juni 2026
Wozu Klärungsbogen und Leseliste?
Beides ist Ihr privater Arbeitsbereich unter „Meins" – eine persönliche Aufgaben- und Merkliste, mit der Sie beim Lesen einen roten Faden behalten. Wir als Unternehmensberatung greifen darauf nicht zu.
Die Leseliste sammelt Beiträge, Module und Folgen, die Sie später lesen oder hören wollen. Der Klärungsbogen sammelt offene Fragen, die Ihnen beim Lesen einfallen – mit Quelle und Sprungmarke. Wenn Sie irgendwann ein Gespräch mit uns führen möchten, bringen Sie den Klärungsbogen als Ihre Agenda mit. Solange Sie das nicht tun, bleibt er bei Ihnen.
Warum eine Prozessvorlage?
Krisenfrüherkennung nach § 1 StaRUG ist keine Software-Funktion, sondern ein Prozess mit klaren Verantwortlichkeiten, Fristen und Eskalationspfaden. Geschäftsführung, Steuerberater und Beirat brauchen eine gemeinsame Arbeitsgrundlage, die zugleich die Sorgfaltspflicht aus § 43 GmbHG erfüllt.
Die folgende Vorlage beschreibt den standardisierten Prozess in fünf Schritten – Upload, Plausibilisierung, Analyse, Beiratsbericht, Maßnahmen-Tracking. Jeder Schritt liefert ein definiertes Ergebnis, eine Verantwortlichkeit und eine Steuerungs-KPI.
Prozessüberblick
- Dokumenten-Upload – Datenbasis schaffen (BWA, SuSa, Buchungssätze, Verträge, Kontoauszüge)
- Prüfung & Plausibilisierung – Datenqualität sichern (KI-Extraktion, Regex-Fallback, Konten-Mapping)
- Analyse – Erkenntnisse und Frühwarnungen ableiten (Trend, Sankey, Burn-Rate, Klumpen, Covenants)
- Bericht & Beiratsentscheidung – Beschluss und Dokumentation (Risiko-Report, 36-Monats-PDF, Protokoll)
- Maßnahmen-Tracking – Wirksamkeit sicherstellen (Kanban, Eskalation, Statushistorie)
Verantwortlichkeitsmatrix (RACI/S)
R = Responsible, A = Accountable, C = Consulted, I = Informed, S = System.
| Schritt | Geschäftsführer | Steuerberater | Digitaler Beirat | System |
|---|---|---|---|---|
| 1 Upload | R / A | C | I | S |
| 2 Prüfung | A | C | C | R / S |
| 3 Analyse | A / I | I | C | R / S |
| 4 Bericht | A | I | R | S |
| 5 Maßnahmen | R / A | I | C / I | S |
Steuerungs-KPI je Schritt
- Upload: Vollständigkeit der letzten 12 Monate ≥ 90 % (Datenqualitäts-Score)
- Plausibilisierung: Datenqualitäts-Score ≥ 80 %, keine offene Review-Warnung > 7 Tage
- Analyse: Alle kritischen Frühwarnungen innerhalb von 14 Tagen quittiert oder mit Maßnahme verknüpft
- Bericht: Quartalsbericht spätestens 30 Tage nach Quartalsende; jeder kritische Befund mit Beschluss hinterlegt
- Maßnahmen: Keine Maßnahme > 30 Tage überfällig; 100 % der Covenant-Brüche mit Gegenmaßnahme
Taktung und Kadenz
| Frequenz | Aktivität | Verantwortlich |
|---|---|---|
| Monatlich | BWA/SuSa-Upload, Plausibilisierung, Burn-Rate-Check | Geschäftsführer + System |
| Quartalsweise | Beiratsbericht, Risiko-Report, Maßnahmen-Review | Beirat + Geschäftsführer |
| Jährlich | Jahresabschluss-Feststellung, Bonität, Covenant-Bilanz | Gesellschafter + Beirat |
| Anlassbezogen | Krisenwarnung (§ 17/§ 18 InsO), Covenant-Bruch, Kapitalverlust | Sofort Geschäftsführer + Beirat |
Compliance-Anker
- § 1 StaRUG – Krisenfrüherkennung durch Schritte 3 und 5
- § 15a InsO, § 17 InsO, § 19 InsO – Liquiditäts- und Überschuldungsprüfung
- § 43 GmbHG, § 49 Abs. 3 GmbHG – Sorgfaltspflicht und Stammkapital-Warnung
- § 64 GmbHG / § 15b InsO – Zahlungsverbot durch tagesgenauen Liquiditätsplan
- GoBD – Unveränderbarkeit durch Append-only Audit-Trail mit SHA-256-Hashkette
Eskalationspfad
| Auslöser | Reaktion | Frist |
|---|---|---|
| Datenqualität < 60 % | Hinweis an Geschäftsführer, Nachforderung fehlender Dokumente | 7 Tage |
| Negativer Cashflow ≥ 3 Monate | Warnung § 17 InsO, Sondersitzung Beirat | sofort |
| Covenant-Bruch | Auto-Action-Item, Information Hausbank vorbereiten | 14 Tage |
| Überfällige Maßnahme > 30 Tage | E-Mail-Eskalation, CriticalRiskBanner | automatisch täglich 07:15 |
| Verlust hälftiges Stammkapital | § 49 Abs. 3 GmbHG – Gesellschafterversammlung einberufen | unverzüglich |
Aufbewahrungsregeln
Die Prozessvorlage geht von einer GoBD-konformen, langfristigen Aufbewahrung aus. Manuelles Löschen ist bewusst restriktiv:
- BWA, SuSa, Buchungssätze – 10 Jahre, nur Versionierung (§ 147 AO, § 257 HGB)
- Verträge – 10 Jahre nach Vertragsende, Soft-Delete plus Audit-Eintrag
- Audit-Trail – 10 Jahre, append-only, DB-Trigger blockt UPDATE/DELETE
- Sitzungsprotokolle – unbegrenzt, versioniert (§ 48 GmbHG)
- Bonitätsauskünfte (Person) – maximal 12 Monate (DSGVO Art. 5, Datenminimierung)
Operative Umsetzung
Die hier beschriebenen Schritte, KPI und Eskalationspfade sind im Digitalen Beirat als Prozess-Engine umgesetzt.
Interaktive Vorschau – beirat.peter-saubert.net
Jeder Schritt erzeugt automatisch einen Eintrag im manipulationssicheren Audit-Trail, jede Frist wird systemseitig überwacht, jede Eskalation läuft als E-Mail-Workflow um 07:15 UTC.
Die Vorlage funktioniert auch ohne die App – als gemeinsame Sprache zwischen Geschäftsführung, Steuerberatung und Beirat. Mit der App wird daraus ein laufender Prozess, der seine eigenen Belege erzeugt.
Weiterführend
FAQ
Häufige Fragen
Glossar
- StaRUG
- Das Unternehmensstabilisierungs- und -restrukturierungsgesetz verpflichtet Unternehmen, ein System zur Krisenfrüherkennung einzurichten. Es schafft einen Rahmen für die Sanierung außerhalb eines regulären Insolvenzverfahrens.
- BWA (Betriebswirtschaftliche Auswertung)
- Ein monatlicher Bericht aus der Finanzbuchhaltung, der einen schnellen Überblick über die Kosten- und Ertragslage eines Unternehmens gibt. Sie ist ein zentrales Instrument für die kurzfristige, unterjährige Steuerung.
- SuSa (Summen- und Saldenliste)
- Eine detaillierte Auflistung aller Konten der Finanzbuchhaltung mit Anfangsbeständen, Bewegungen und Endsalden. Sie ist die Grundlage für die BWA und den Jahresabschluss.
- Covenants
- Vertragliche Nebenabreden in Kreditverträgen, die den Kreditnehmer zur Einhaltung bestimmter finanzieller Kennzahlen (z.B. Eigenkapitalquote) verpflichten. Ein Bruch kann zur Kündigung des Kredits führen.
- GoBD
- Die "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" definieren die Anforderungen der Finanzverwaltung an die IT-gestützte Buchführung in Deutschland, insbesondere an die Nachvollziehbarkeit und Unveränderbarkeit.
- KPI (Key Performance Indicator)
- Eine Kennzahl, mit der die Leistung oder der Erreichungsgrad von wichtigen Zielen gemessen wird. Im Controlling-Prozess helfen KPI, die Qualität und Pünktlichkeit der einzelnen Schritte zu überwachen.
- Burn-Rate
- Die "Verbrennungsrate" gibt an, wie schnell ein (oft noch nicht profitables) Unternehmen sein verfügbares Kapital verbraucht. Sie wird typischerweise als monatlicher Nettoverlust berechnet und ist entscheidend für die Planung der Finanzierungsreichweite.
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Zusammengestellt mit KI-Unterstützung, redaktionell geprüft.
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Die Vorlage und RACI-Matrix beziehen sich stark auf einen 'Digitalen Beirat', der in meiner Unternehmensstruktur nicht existiert.
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Der Text beschreibt eine Vorlage, die auch ohne App funktionieren soll – wie setze ich das praktisch mit Excel oder anderen Tools um?
Welchen konkreten Vorteil habe ich durch diesen Prozess über die reine Pflichterfüllung hinaus?
Der Artikel fokussiert auf die Erfüllung gesetzlicher Pflichten, aber ich möchte den operativen Nutzen für mein Tagesgeschäft verstehen.
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