Das 1×1 der GmbH-Gründung – Teil 5: Die Haftung des Geschäftsführers

Dieser Beitrag ist keine Rechtsberatung und keine Steuerberatung. Der Beitrag wirft aus kaufmännischer Sicht einen Blick auf die Risiken und Funktionen der GmbH. Für rechtliche Beratung wenden Sie sich bitte an einen Fachanwalt für Gesellschaftsrecht, für steuerliche Beratung an einen Steuerberater mit GmbH-Kompetenzen.

Was ist ein Geschäftsführer?

Ein Geschäftsführer ist die Person oder die Personen, die für die Leitung und Vertretung eines Unternehmens verantwortlich sind. Die genaue Definition und die rechtliche Ausgestaltung hängen stark von der jeweiligen Rechtsform ab. Im Allgemeinen ist der Geschäftsführer das operative Herzstück eines Unternehmens. Faktisch handelt der Geschäftsführer für das Unternehmen als Treuhänder. Er hat gegenüber der Gesellschaft eine intensive Treuepflicht. Ihm sind das Gesellschaftsvermögen sowie sämtliche wirtschaftlichen und ideellen Interessen der Gesellschaft anvertraut.

Wesentliche Ausprägungen der Treuepflicht sind:

• die Verschwiegenheitspflicht bezüglich Geschäftsgeheimnissen der GmbH
• ein Wettbewerbsverbot, das den Geschäftsführer verpflichtet, während seiner Tätigkeit (und bei entsprechender Vereinbarung auch darüber hinaus) im Geschäftszweig der Gesellschaft keine Geschäfte im eigenen oder fremden Namen vorzunehmen. Das gilt prinzipiell auch, wenn Sie Alleingesellschafter sind, es sei denn, Sie haben sich davon im Gesellschaftsvertrag entbunden.
• die Pflicht, der Gesellschaft keinen Schaden zuzufügen und Schaden von ihr abzuwenden. Das bedeutet auch, dass der private Konsum nicht aus der GmbH finanziert wird.
• das Ergreifen von Maßnahmen zum Schutz des Gesellschaftsvermögens.

Begriffsunterschiede: Inhabergeschäftsführer, Gesellschaftergeschäftsführer, Vorstand

Inhabergeschäftsführer – geschäftsführender Inhaber

Ein Inhabergeschäftsführer ist eine Person, die sowohl Eigentümer (Inhaber) des Unternehmens als auch Geschäftsführer ist. Das kommt typischerweise bei kleinen GmbHs oder Ein-Personen-GmbHs vor. Der Inhaber leitet das Unternehmen selbst und hält zugleich Anteile an der Gesellschaft. Der Begriff Inhabergeschäftsführer wird oft in der gleichen Bedeutung wie der Gesellschaftergeschäftsführer verwendet, wenn dieser Alleingesellschafter ist.

Gesellschaftergeschäftsführer – geschäftsführender Gesellschafter

Ein Gesellschaftergeschäftsführer ist ein Geschäftsführer, der zugleich Gesellschafter (also Anteilseigner) der GmbH ist. Er führt die Geschäfte und ist gleichzeitig (Mit-)Eigentümer der Gesellschaft. In vielen mittelständischen GmbHs ist dies die Regel.

Vorstand

Der Vorstand ist das Leitungsorgan einer Aktiengesellschaft (AG) und unterscheidet sich grundlegend von der Geschäftsführung einer GmbH. Der Vorstand führt die Geschäfte eigenverantwortlich, vertritt die AG nach außen und ist nicht an Weisungen der Aktionäre oder des Aufsichtsrats gebunden. Die Bestellung und Kontrolle des Vorstands erfolgen durch den Aufsichtsrat. Im Gegensatz zum Geschäftsführer einer GmbH ist der Vorstand typischerweise ein Kollegialorgan, bestehend aus mehreren Personen.

Pflichten des Geschäftsführers

Allgemeine dauernde Pflichten

Mit der Stellung als Geschäftsführer gehen umfangreiche Pflichten und Haftungsrisiken einher. Dazu gehören die Sorgfaltspflicht eines ordentlichen Geschäftsmannes, die Pflicht zur ordnungsgemäßen Buchführung (GoBD), die Einhaltung steuerlicher und sozialversicherungsrechtlicher Pflichten sowie die Insolvenzantragspflicht.

Als Allererstes ist die Geschäftsführung zur Leitung des Tagesgeschäfts und zur Umsetzung der Entscheidungen der Gesellschafterversammlung zuständig. Zu den Pflichten des Geschäftsführers gehört damit auch, dass Sie über die Geschäftsadresse tatsächlich ab dem ersten Tag erreichbar sind. Ihre Aufgabe ist die Erfüllung des tatsächlichen Unternehmensgegenstandes gemäß Satzung, die Organisation und Verwaltung des Unternehmens und die Wahrnehmung der Interessen der Gesellschaft in allen Belangen nach außen sowie im Tagesgeschäft. Nach außen bedeutet auch: Sie vertreten die GmbH vor Gericht in allen Rechtsstreitigkeiten (§§ 35, 36 GmbHG).

Im Tagesgeschäft ist wichtig zu wissen, dass die Geschäftsführungsbefugnis durch den Gesellschaftsvertrag, die Geschäftsordnung oder Gesellschafterbeschlüsse beschränkt werden kann. Das werden Sie als geschäftsführender Gesellschafter in der Regel nicht machen, sollten es aber im Auge behalten. Zudem findet die Befugnis dort ihre Grenzen, wo das GmbHG ausdrücklich der Gesellschafterversammlung Aufgaben zuweist, beispielsweise bei der Feststellung des Jahresabschlusses oder der Bestellung von Prokuristen.

Zur Organisation des Tagesgeschäfts gehört der Aufbau einer angemessenen Organisationsstruktur, die den Anforderungen des Unternehmens entspricht und praktikabel ist. Dies umfasst auch die Implementierung interner Kontrollmechanismen zur Sicherstellung der ordnungsgemäßen Geschäftsführung. Gerade an diesem Controllingsystem scheitert es oft. Sie müssen zum Beispiel sicherstellen, dass der Steuerberater die Steuererklärungen und Abschlüsse richtig und rechtzeitig erstellt. Sie müssen ebenso sicherstellen, dass die Liquiditätsplanung aktuell ist und mögliche Unternehmenskrisen frühzeitig erkannt werden können.

Wenn Sie es versäumen, die ordnungsgemäße Einzahlung des Stammkapitals sicherzustellen, oder falsche Angaben zur Einzahlung der Stammeinlage machen, können Sie persönlich haften.

Sie müssen darauf achten, dass keine verbotenen Auszahlungen erfolgen – etwa verdeckte Gewinnausschüttungen oder überzogene Darlehen an Gesellschafter ohne adäquate Sicherheiten –, die dazu führen würden, dass das Stammkapital oder Teile davon ausgeschüttet werden, obwohl die Gesellschaft dies nicht mehr durch Gewinne oder freie Rücklagen decken kann. Verstoßen Sie gegen dieses Verbot, können Sie persönlich haftbar gemacht werden. Darüber hinaus können Haftstrafen fällig werden. Die ausgezahlten Beträge müssen von den Gesellschaftern zurückgezahlt werden (Verstoß gegen den Kapitalerhaltungsgrundsatz, § 30 GmbHG).

Sie müssen sicherstellen, dass die Daten im Handelsregister und Transparenzregister richtig sind.

Als Geschäftsführer haben Sie umfassende Informations- und Mitteilungspflichten gegenüber den Gesellschaftern. Dazu gehören die selbstständige Information der Gesellschafter über wichtige Geschäftsvorfälle, die Beantwortung von Anfragen der Gesellschafter und die Pflicht zur Einberufung der Gesellschafterversammlung bei wichtigen Anlässen oder wenn es das Interesse der Gesellschaft erfordert (§ 49 GmbHG).

Wenn die Hälfte des Stammkapitals aufgebraucht ist – also die Bilanz ergibt, dass das Vermögen der Gesellschaft nur noch die Hälfte des Stammkapitals deckt –, sind Sie als Geschäftsführer verpflichtet, unverzüglich eine Gesellschafterversammlung einzuberufen und die Gesellschafter über den Verlust zu informieren (Verlustanzeige nach § 49 Abs. 3 GmbHG). Dies ist eine wichtige Warnfunktion für die Gesellschafter und ein Indikator für eine mögliche Schieflage.

Achtung: Insolvenzantragspflicht in Deutschland (§ 15a InsO)

Die Insolvenzordnung (InsO) regelt in § 15a die Pflicht zur Stellung eines Insolvenzantrags für die gesetzlichen Vertreter juristischer Personen (etwa Geschäftsführer einer GmbH) und bestimmte andere Gesellschaften ohne Rechtspersönlichkeit (z. B. GmbH & Co. KG).

Es gibt zwei zentrale Insolvenzgründe, die zur Antragspflicht führen:

• Zahlungsunfähigkeit
• Überschuldung

Zahlungsunfähigkeit (§ 17 InsO): Eine Gesellschaft ist zahlungsunfähig, wenn sie ihre fälligen Zahlungspflichten nicht erfüllen kann. Dies ist der Fall, wenn sie ihre Zahlungen eingestellt hat. Es wird vermutet, dass Zahlungsunfähigkeit vorliegt, wenn der Schuldner seine Zahlungen eingestellt hat.

Frist bei Zahlungsunfähigkeit: Der Insolvenzantrag muss unverzüglich, spätestens aber innerhalb von drei Wochen nach Eintritt der Zahlungsunfähigkeit gestellt werden. Diese Frist ist eine Höchstfrist, die nur dann voll ausgeschöpft werden darf, wenn eine begründete Aussicht auf Beseitigung der Zahlungsunfähigkeit besteht.

Eine rechtliche Beratung durch einen Fachanwalt ist in dieser Situation unausweichlich. Hier droht der Straftatbestand der Insolvenzverschleppung (§ 15a InsO).

Überschuldung (§ 19 InsO): Eine Gesellschaft ist überschuldet, wenn ihr Vermögen die bestehenden Verbindlichkeiten nicht mehr deckt, es sei denn, die Fortführung des Unternehmens ist nach den Umständen überwiegend wahrscheinlich (positive Fortführungsprognose). Das heißt: Die Schulden sind größer als das Vermögen.

Positive Fortführungsprognose: Das ist die entscheidende „zweite Stufe" bei der Überschuldungsprüfung. Wenn trotz rechnerischer Überschuldung die Unternehmensfortführung in den nächsten Monaten überwiegend wahrscheinlich ist, entfällt die Antragspflicht wegen Überschuldung.

Frist: Der Insolvenzantrag muss unverzüglich, spätestens aber innerhalb von sechs Wochen nach Eintritt der Überschuldung gestellt werden. Auch hier gilt die Unverzüglichkeit bei fehlender positiver Fortführungsprognose.

Eine rechtliche Beratung durch einen Fachanwalt ist in dieser Situation fast immer unausweichlich. Hier droht der Straftatbestand der Insolvenzverschleppung (§ 15a InsO).

Damit Sie erkennen können, ob Sie überschuldet oder potenziell zahlungsunfähig sind, ob das Stammkapital angegriffen oder aufgebraucht ist und damit Sie auskunftsfähig gegenüber Behörden und Gesellschaftern sind, benötigen Sie eine Buchhaltung nach den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Für die Buchführung ist nach außen hin nicht der Steuerberater verantwortlich. Sie als Geschäftsführer sind verantwortlich.

Im Rahmen einer ordnungsgemäßen Lohnbuchhaltung hat der Geschäftsführer sicherzustellen, dass Lohnsteuern und Sozialversicherungsbeiträge abgeführt werden. Gerade das ist ein oft unterschätztes Thema. Dazu gehört der gesamte Bereich Schwarzarbeit und Scheinselbstständigkeit. Während es für Schwarzarbeit Möglichkeiten gibt, ist der gesamte Bereich Scheinselbstständigkeit ein unabsehbares Risiko, für das der Geschäftsführer selbst haftet.

Pflichten nach der Gründung

Nach der Gründung bis zur Eintragung der GmbH in das Handelsregister firmiert die Gesellschaft als Vorgründungsgesellschaft unter GmbH i. G. – das „i. G." steht für „in Gründung". Mit der Eintragung in das Handelsregister ändert sich die Firmierung zu GmbH.

Während der Gründungsphase haften Geschäftsführer persönlich für Verbindlichkeiten. Die notwendigen Schutzmaßnahmen umfassen:

• klare Bezeichnung als „i. G."
• Begrenzung auf unbedingt notwendige Geschäfte
• Rückstellungsbildung für Haftungsrisiken

Als Geschäftsführung müssen Sie an der Eintragung zum Handelsregister und an der Erlangung der Rechtsfähigkeit mitwirken. In der Regel wird dies durch den Notar erledigt. Die elektronische Anmeldung durch den Notar gemäß § 7 GmbHG umfasst:

• Gesellschafterliste mit Anteilsverhältnissen
• Geschäftsführerbestellung mit Vertretungsbefugnissen
• Sitzungsnachweis des Gesellschafters
• Einlagennachweise

Das Registergericht prüft binnen zwei bis vier Wochen:

• ordnungsgemäße Kapitalaufbringung
• Rechtmäßigkeit der Firma (Name, Geschäftszweck, Kapitalnachweis)
• Vollständigkeit der Dokumente

Bei Einbringung von Sachwerten (§ 5 Abs. 4 GmbHG) verlängert sich das Verfahren durch:

• unabhängige Bewertungsgutachten
• notarielle Dokumentation des Wertes
• registergerichtliche Prüfung der Angemessenheit

Mit Eintragung erlangt die GmbH Rechtsfähigkeit (§ 11 GmbHG), und die Haftungsbeschränkung tritt in Kraft. Der Registerauszug wird zum Nachweis gegenüber Banken und Behörden benötigt.

Nach der Eintragung zum Handelsregister ergeben sich weitere notwendige Eintragungen.

Eintragung in das Transparenzregister inklusive der wirtschaftlich Berechtigten: Innerhalb von 14 Tagen nach Handelsregistereintrag muss die GmbH gemäß § 20 GwG (Geldwäschegesetz) wirtschaftlich Berechtigte melden, die

• über 25 % der Anteile oder Stimmrechte verfügen,
• Kontrolle durch sonstige Vereinbarungen ausüben,
• bei fehlenden Berechtigten sind die Geschäftsführer als meldepflichtig einzutragen.

Die Meldung erfolgt elektronisch über das Bundesverwaltungsamt und erfordert:

• Kopien von Ausweisdokumenten
• Gesellschafterstrukturanalyse
• ggf. Stimmrechtsvereinbarungen

Bei der Meldung zum Transparenzregister versuchen Anbieter unnötiger Dienstleistungen, mitzukassieren. Kritischer als die Kosten ist: Sie geben hier Daten an jemanden ab, der diese sicher weiter gegen Sie einsetzt. Achten Sie darauf, dass Sie wirklich beim Transparenzregister landen und nicht bei einem „Dienstleister".

Gewerbeanmeldung (§ 14 GewO): Das Verfahren ist abhängig von der Region. Es kann notwendig sein, dass Sie dazu auf das Gewerbeamt müssen; oft ist es auch elektronisch möglich.

Auch bei der Gewerbeanmeldung versuchen Anbieter unnötiger Dienstleistungen, mitzukassieren. Achten Sie darauf, dass Sie wirklich beim Online-Angebot der zuständigen Kommune landen und nicht bei einem „Dienstleister".

Die Anmeldung muss enthalten:

• Gesellschaftsname und Sitz
• genauer Unternehmensgegenstand laut Handelsregistereintrag
• Handelsregisternummer
• Geschäftsführerdaten
• Adresse der Betriebsstätte
• geplantes Datum des Beginns des Gewerbes – kurz vor Jahresende kann es sinnvoll sein, den Termin auf den 1. Januar zu verlegen, um keine Gewerbesteuererklärung für das Rumpfjahr machen zu müssen.

Im Rahmen der Gewerbeausübung müssen gegebenenfalls weitere behördliche Registrierungen oder Genehmigungen eingeholt werden (zum Beispiel die Genehmigung zur Arbeitnehmerüberlassung).

Steuerliche Erfassung beim Finanzamt: Der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung (§ 137 AO) ist binnen eines Monats einzureichen und umfasst:

• Angaben zur voraussichtlichen Umsatzhöhe
• Gewinnprognosen für die Körperschaftsteuer
• Betriebsstättenverzeichnis
• Wahl des Umsatzsteuersatzes

Beizufügende Dokumente:

• Handelsregisterauszug
• Gesellschaftsvertrag
• Eröffnungsbilanz
• Vollmachten für den Steuerberater

Wer einen Steuerberater hat, lässt diesen die steuerliche Erfassung machen. Als GmbH sollten Sie auf jeden Fall einen vernünftigen Steuerberater beauftragen.

D&O-Versicherung – teilweise Absicherung der Geschäftsführerhaftung

Eine D&O-Versicherung (Directors & Officers-Versicherung) ist eine spezielle Haftpflichtversicherung für Führungskräfte, Manager, Geschäftsführer, Vorstände und andere Mitglieder von Leitungsorganen in Unternehmen. Sie wird auch als „Managerhaftpflichtversicherung" bezeichnet.

Wofür ist sie für einen GmbH-Geschäftsführer wichtig?

Als GmbH-Geschäftsführer haben Sie eine hohe Verantwortung und können bei Pflichtverletzungen persönlich mit Ihrem Privatvermögen haften. Das kann gravierende finanzielle Folgen haben. Eine D&O-Versicherung schützt Sie zumindest teilweise vor diesen finanziellen Risiken, indem sie Vermögensschäden abdeckt, die durch Fehlentscheidungen oder Pflichtverletzungen im Rahmen Ihrer Geschäftsführertätigkeit entstehen.

Was deckt eine D&O-Versicherung ab?

Vermögensschäden: Die Versicherung deckt finanzielle Schäden ab, die dem Unternehmen selbst (Innenhaftung) oder Dritten (Außenhaftung, z. B. Kunden, Lieferanten, Gesellschafter) durch Fehler des Geschäftsführers entstehen.

Abwehr unberechtigter Ansprüche (passiver Rechtsschutz): Das ist ein sehr wichtiger Bestandteil der D&O-Versicherung. Sie übernimmt die Kosten für Anwälte, Gutachter und Gerichtsverfahren, um unberechtigte Schadensersatzansprüche abzuwehren. Da Haftungsansprüche gegen Manager oft komplex und umstritten sind, ist dieser Abwehrschutz von großer Bedeutung.

Der Versicherungsschutz gilt für:

• Innenhaftung: Wenn die GmbH – zum Beispiel durch den Insolvenzverwalter – selbst Schadensersatzansprüche gegen den Geschäftsführer geltend macht (etwa wegen schlechter Investitionen, fehlerhafter Buchhaltung, Missachtung von Gesellschafterbeschlüssen).
• Außenhaftung: Wenn Dritte (Kunden, Gläubiger, Behörden) Ansprüche gegen den Geschäftsführer stellen, etwa wegen Insolvenzverschleppung, Vorenthaltung von Sozialversicherungsbeiträgen oder Steuervergehen.

Unsere Empfehlung rund um Versicherungsberatung

Es ist wirklich sinnvoll, sich zu Versicherungen gründlich beraten zu lassen. Lassen Sie sich aber nichts aufschwatzen. Die einzige Versicherung, die wirklich jeder braucht, ist die Betriebshaftpflicht-Versicherung (Gewerbetreibende) beziehungsweise die Berufshaftpflicht-Versicherung (Freiberufler).

Ein häufiger Aspekt für den Schritt in die Selbstständigkeit ist die Möglichkeit der privaten Krankenversicherung. Lassen Sie sich dazu gerne beraten. Allerdings ist dieser Schritt oft erst sinnvoll, wenn Sie wissen, dass Sie erfolgreich sein werden.

Unser Partner: Rainer Neumann (Neumann & Partners GmbH)

Anfragen direkt an unseren Partner: Büro Neumann

Wir geben Anfragen rund um Versicherungen und Haftungsabsicherung (inkl. D&O) seit vielen Jahren an Rainer Neumann und sein Team (Neumann & Partners GmbH) weiter. Schreiben Sie hier Ihr Anliegen – die Nachricht geht direkt an das Büro Neumann, Peter Saubert bleibt in Kopie. Sie werden anschließend persönlich von Rainer Neumann oder einem seiner Mitarbeiter kontaktiert.

Wie geht es weiter?

Im nächsten Teil geht es um die typischen Insolvenzstraftaten – also um die Fälle, in denen die Haftung des Geschäftsführers vom zivilrechtlichen Risiko in den Straftatbestand kippt.