Das 1×1 der GmbH-Gründung – Teil 3: Praktizieren der GmbH – Der Betrieb Ihres Unternehmens

Dieser Beitrag ist keine Rechtsberatung und keine Steuerberatung. Der Beitrag wirft aus kaufmännischer Sicht einen Blick auf die Risiken und Funktionen der GmbH. Für rechtliche Beratung wenden Sie sich bitte an einen Fachanwalt für Gesellschaftsrecht, für steuerliche Beratung an einen Steuerberater mit GmbH-Kompetenzen.

Praktizieren der GmbH – der Betrieb Ihres Unternehmens

Im Teil über die Gründung der GmbH ist immer wieder von der ordnungsgemäßen Errichtung die Rede gewesen. Ob eine GmbH wirklich ordnungsgemäß errichtet wurde, entscheidet sich auch daran, ob die GmbH tatsächlich praktiziert wird. Was bedeutet das?

Es geht darum, ob die formale Gründung einer GmbH auch tatsächlich mit einer entsprechenden Geschäftstätigkeit und der Einhaltung der gesellschaftsrechtlichen Pflichten einhergeht. „Praktiziert werden" bedeutet, dass die GmbH nicht nur auf dem Papier existiert, sondern als eigenständiges Rechtssubjekt am Wirtschaftsleben teilnimmt und die dafür vorgesehenen Pflichten und Strukturen beachtet. Dazu muss die GmbH den im Gesellschaftsvertrag festgelegten Geschäftszweck verfolgen und tatsächlich am Markt agieren (Verträge schließen, Rechnungen schreiben, Leistungen erbringen).

Das Stammkapital darf nicht verdeckt an die Gesellschafter zurückgezahlt werden. Gewinne dürfen nur nach entsprechenden Beschlüssen und bei ausreichender Deckung sowie Liquidität ausgeschüttet werden.

Die GmbH muss als eigenständige juristische Person behandelt werden, getrennt von den Privatvermögen der Gesellschafter. Das bedeutet:

• Es muss ein eigenes Geschäftskonto für die GmbH geben, über das alle geschäftlichen Einnahmen und Ausgaben abgewickelt werden. Private Zahlungen sollten möglichst vermieden werden.
• Eine ordnungsgemäße Buchführung der GmbH muss geführt werden, die das Vermögen und die Geschäftsvorfälle der GmbH sauber von denen der Gesellschafter trennt.
• Verträge zwischen der GmbH und ihren Gesellschaftern (z. B. Geschäftsführer-Anstellungsvertrag, Mietverträge über Räumlichkeiten des Gesellschafters an die GmbH) müssen zu marktüblichen Konditionen und unter Beachtung der gesellschaftsrechtlichen Vorgaben (z. B. § 181 BGB, verdeckte Gewinnausschüttung) abgeschlossen werden. In der Regel gilt, dass alle Verträge so gestaltet sind, wie sie unter Unbekannten gestaltet würden. Damit gibt es faktisch ein Schriftformerfordernis für fast alle Verträge mit Gesellschaftern.
• Die GmbH sollte als solche erkennbar sein (z. B. durch Firmenstempel, Briefköpfe, Impressum auf der Webseite mit dem Zusatz „GmbH").
• Es müssen regelmäßige oder anlassbezogene Gesellschafterversammlungen durchgeführt werden, um die notwendigen Beschlüsse zu fassen. Wir empfehlen ein Intervall vergleichbar zur Steuerpflicht. Für kleine GmbHs bedeutet das alle drei Monate eine Information über die Geschäftsentwicklung und die Vorstellung der aktuellen Liquiditätsplanung. Weitere Themen sind die Feststellung des Jahresabschlusses mit Entlastung der Geschäftsführung, die Ergebnisverwendung und damit die Ausschüttungsbeschlüsse.
• Erfüllung der Publizitätspflichten: Die Jahresabschlüsse müssen fristgerecht beim Bundesanzeiger veröffentlicht werden.

Organe der GmbH

Die GmbH verfügt mindestens immer über zwei Organe: die Gesellschafterversammlung und die Geschäftsführung. Mitunter kann auch ein Beirat als Organ installiert werden. Ob ein Beirat sinnvoll ist oder nicht, lässt sich nicht pauschal sagen.

In einer GmbH gibt es eine klare Trennung zwischen Gesellschafterversammlung und Geschäftsführung. Das muss jeder Gründer einer GmbH verstanden haben.

Die Gesellschafterversammlung – das oberste Willensbildungsorgan

Die Gesellschafterversammlung ist das oberste Entscheidungsorgan der GmbH. An ihre Entscheidungen ist die Geschäftsführung gebunden, wenn die Entscheidung nicht gegen geltendes Recht verstößt.

Die Gesellschafterversammlung besteht aus allen Gesellschaftern (Eigentümern) der GmbH und ist für die grundlegenden strategischen und strukturellen Entscheidungen der Gesellschaft zuständig. (Bei einer AG heißt sie Hauptversammlung.) Man könnte die Gesellschafterversammlung als die „Legislative" der GmbH bezeichnen.

Wesentliche Aufgaben und Befugnisse der Gesellschafterversammlung sind:

• Sie ernennt die Geschäftsführer, legt deren Anstellungsverträge fest und kann sie auch wieder abberufen. Sie entlastet die Geschäftsführer auch für ihre Tätigkeit.
• Sie prüft und genehmigt den von der Geschäftsführung erstellten Jahresabschluss und entscheidet über die Verwendung des Gewinns (z. B. Ausschüttung an die Gesellschafter oder Thesaurierung).
• Änderungen des Gesellschaftsvertrags (Satzung) sind ausschließlich Sache der Gesellschafterversammlung.
• Dazu gehören Entscheidungen, die den Bestand der Gesellschaft berühren, wie Kapitalerhöhungen oder -herabsetzungen, Umwandlungen, die Auflösung der GmbH.
• Sie kann der Geschäftsführung Weisungen erteilen, sowohl allgemeine Vorgaben für die Geschäftspolitik als auch Anweisungen für Einzelfälle.
• Sie überwacht die Tätigkeit der Geschäftsführung und kann Maßnahmen zur Prüfung und Überwachung ergreifen. Sie entlastet die Geschäftsführung oder verweigert die Entlastung.

Die Geschäftsführung – das ausführende Organ

Die Geschäftsführung ist das leitende und vertretende Organ der GmbH. Sie ist für die operative Führung des Unternehmens zuständig und vertritt die Gesellschaft nach außen. Man könnte sie als die „Exekutive" der GmbH bezeichnen.

Wesentliche Aufgaben und Pflichten der Geschäftsführung in der GmbH:

• Die Geschäftsführung ist verantwortlich für die Führung des laufenden Geschäftsbetriebs. Dazu gehören alle alltäglichen Managementaufgaben wie Personalentscheidungen, Marketing, Vertrieb, Produktion.
• Der Geschäftsführer ist berechtigt, im Namen der GmbH Verträge abzuschließen, Erklärungen abzugeben und rechtliche Verpflichtungen einzugehen. Er vertritt die GmbH gerichtlich und außergerichtlich.
• Die Geschäftsführung ist verantwortlich für die ordnungsgemäße Buchführung, die Erstellung des Jahresabschlusses und die Erfüllung der steuerlichen Pflichten entsprechend der GoBD.
• Die Geschäftsführung muss die Gesellschafter über die Lage der Gesellschaft informieren und ihnen auf Verlangen Auskunft erteilen. Die Gesellschafter haben dabei ein Auskunftsrecht, auf das sie auch bestehen können.
• In der Regel obliegt der Geschäftsführung die Aufgabe, die Gesellschafterversammlung einzuberufen und vorzubereiten.
• Die Geschäftsführung muss sich an die gesetzlichen Vorschriften, den Gesellschaftsvertrag, eine eventuelle Geschäftsordnung und die Weisungen der Gesellschafterversammlung halten. Für die Nicht-Einhaltung haftet der Geschäftsführer.

Trennung der Organe in der Praxis

Die klare Trennung der Aufgaben und Verantwortlichkeiten von Geschäftsführung und Gesellschafterversammlung ist ein zentrales Merkmal der GmbH. Sie dient dazu, eine effektive Unternehmensführung bei gleichzeitiger Wahrung der Eigentümerinteressen zu gewährleisten – und ist ein wichtiger Grund für die hohe Bonität der GmbH.

Die Trennung ist in der Praxis kein Problem, wenn die Organe durch unterschiedliche Personen besetzt sind. Im Standardfall wird sie aber problematisch: In der Praxis gründet der Unternehmer die Gesellschaft selbst und beruft sich selbst zum Geschäftsführer. Die Organe werden also durch dieselbe Person oder bei mehreren Gründern durch dieselben Personen besetzt. Das GmbH-Gesetz schreibt aber eine klare Trennung der Organe vor. Was bedeutet das für den Unternehmer?

Die klare Trennung der Organe durch das GmbHG mag auf den ersten Blick paradox erscheinen, wenn ein Unternehmer Alleingesellschafter-Geschäftsführer ist. Schließlich ist er die einzige Person, die sowohl die Eigentümerseite (Gesellschafter) als auch die Managementseite (Geschäftsführer) verkörpert.

Für den Alleingesellschafter-Geschäftsführer bedeutet diese Trennung Folgendes: Zwei verschiedene „Hüte" oder Rollen. Obwohl er ein und dieselbe physische Person ist, agiert er rechtlich in zwei verschiedenen Funktionen.

• Als Gesellschafter trifft er alle grundlegenden, strategischen Entscheidungen für die GmbH, wie die Feststellung des Jahresabschlusses, die Bestellung und Abberufung des Geschäftsführers (also seiner selbst), Satzungsänderungen oder Kapitalmaßnahmen. Diese Entscheidungen werden durch Gesellschafterbeschlüsse schriftlich dokumentiert.
• Als Geschäftsführer führt er die täglichen Geschäfte der GmbH, vertritt sie nach außen im Geschäftsverkehr, schließt Verträge ab und leitet das Personal. Seine Handlungen als Geschäftsführer sind operativer Natur. Als Geschäftsführer ist er an die schriftlich dokumentierten Beschlüsse gebunden.

Auch wenn es derselbe Mensch ist, müssen die formalen Anforderungen des GmbHG beachtet werden. Das bedeutet insbesondere:

• Gesellschafterbeschlüsse: Wichtige Entscheidungen, die laut GmbHG in die Kompetenz der Gesellschafterversammlung fallen – etwa die Feststellung des Jahresabschlusses und die Entlastung des Geschäftsführers –, müssen vom Alleingesellschafter als Gesellschafter gefasst und schriftlich dokumentiert werden. Auch wenn es keine weiteren Personen gibt, die abstimmen könnten, ist dieser Beschluss formal notwendig.
• Der Alleingesellschafter-Geschäftsführer sollte in der Regel einen Anstellungsvertrag mit seiner GmbH haben. Dieser regelt sein Gehalt, Arbeitszeiten, Urlaubsansprüche. Die Kündigung dieses Anstellungsverhältnisses ist rechtlich getrennt von der Abberufung als Geschäftsführer (Organstellung). Das heißt, er muss sich selbst als Geschäftsführer abberufen und auch seinen Anstellungsvertrag mit der GmbH kündigen oder aufheben, wobei er auf der GmbH-Seite ebenfalls selbst handelt.

Die Trennung der Organe ist auch für die Haftung relevant. Der Geschäftsführer haftet der GmbH gegenüber für Pflichtverletzungen (z. B. § 43 GmbHG). Auch wenn der Alleingesellschafter-Geschäftsführer sich selbst nicht verklagen wird, ist die theoretische Grundlage für eine Haftung gegeben, insbesondere gegenüber Gläubigern der GmbH im Falle einer Insolvenz. Die Entlastung des Geschäftsführers für ein Geschäftsjahr erfolgt ebenfalls formal durch einen Gesellschafterbeschluss und wird von vielen Unternehmern vergessen.

Im täglichen Geschäftsleben eines Alleingesellschafter-Geschäftsführers verschwimmen die Grenzen oft, da er alle Fäden in der Hand hält. Er wird nicht ständig förmliche Beschlüsse fassen, wenn er eine operative Entscheidung trifft. Bei grundlegenden oder rechtlich relevanten Angelegenheiten (Jahresabschluss, Bestellung/Abberufung, Satzungsänderungen) ist die Einhaltung der Formalien jedoch unerlässlich, um die rechtliche Wirksamkeit der Entscheidungen sicherzustellen und gegenüber Dritten (Registergericht, Finanzamt, Banken) nachweisen zu können.

Beispiel: Der Alleingesellschafter-Geschäftsführer möchte den Gewinn ausschütten.

• Als Gesellschafter fasst er den Beschluss zur Gewinnausschüttung.
• Als Geschäftsführer prüft er diesen Beschluss. Dazu wird eine Planbilanz erstellt, die zeigt, ob die Ausschüttung das Stammkapital angreifen würde. Ist das nicht der Fall, wird die Liquiditätsplanung mit der Gewinnausschüttung erstellt. Wenn es zu keinen Liquiditätsengpässen kommt, kann die Auszahlung zum Zieltermin erfolgen.

Konsequenzen bei „mangelhaftem Praktizieren" der GmbH

Wenn eine GmbH zwar formal existiert, aber nicht „praktiziert" wird, können sich schwerwiegende Konsequenzen ergeben.

Gerichte, Finanzämter oder Insolvenzverwalter können die Existenz der GmbH als eigenständige juristische Person ignorieren, wenn sie nur zum Schein errichtet wurde, um beispielsweise Gläubiger zu täuschen oder Steuern zu hinterziehen. Die Folge kann die Durchgriffshaftung der Gesellschafter sein – das heißt, sie haften trotz GmbH-Form persönlich mit ihrem Privatvermögen. Dies geschieht in der Regel bei einem schwerwiegenden Missbrauch der Rechtsform.

Wenn ein Gesellschafter oder eine andere Person, die nicht formell als Geschäftsführer bestellt ist, die tatsächliche Geschäftsführung der GmbH übernimmt und nach außen als solche auftritt, wird sie als faktischer Geschäftsführer behandelt. Die Folge: Diese Person wird mit den gleichen Pflichten und Haftungsrisiken belegt wie ein ordentlich bestellter Geschäftsführer – etwa wegen Insolvenzverschleppung oder steuerlicher Pflichtverletzungen –, obwohl sie nicht die Rechte und Befugnisse eines solchen besitzt. Dies untergräbt die Haftungsbeschränkung der GmbH. Häufig kommt dieser Fall vor, wenn die Ehefrau eines Unternehmers als Strohfrau eingesetzt wird.

Werden Vermögenswerte von der GmbH an Gesellschafter transferiert, ohne dass dies auf einem wirksamen Gesellschaftsbeschluss oder einem fremdüblichen Vertrag beruht, liegt eine verdeckte Gewinnausschüttung vor. Das hat gravierende steuerliche Konsequenzen für die GmbH und den Gesellschafter und kann zu Rückforderungsansprüchen der GmbH führen. Die Finanzämter rechnen dann in der Regel zulasten der GmbH und führen zu höheren Steuerzahlungen.

Das Hauptmotiv für die Gründung einer GmbH ist oft die Haftungsbeschränkung auf das Gesellschaftsvermögen. Wenn die GmbH jedoch nicht ordnungsgemäß praktiziert wird – insbesondere bei der Vermischung von Gesellschafts- und Privatvermögen oder bei der Führung ohne Substanz –, kann der Schutz der Haftungsbeschränkung entfallen.

Fazit: Die formale Gründung einer GmbH ist nur der erste Schritt. Die GmbH muss danach auch gelebt und geführt werden wie ein eigenständiges Unternehmen. Als Geschäftsführer und Gesellschafter tragen Sie die Verantwortung dafür, dass die rechtlichen und steuerlichen Vorschriften für eine GmbH kontinuierlich eingehalten werden. Das sichert nicht nur die Ordnungsmäßigkeit der Gesellschaft, sondern vor allem die Haftungsbeschränkung, die der Hauptgrund für die Wahl dieser Rechtsform ist. Im Zweifelsfall ist es immer ratsam, sich von einem Steuerberater und Rechtsanwalt beraten zu lassen, um die Praxis Ihrer GmbH gesetzeskonform zu gestalten. Wir helfen Ihnen, die richtigen Entscheidungen zu treffen und die richtigen Fragen an Anwälte und Steuerberater zu stellen.

Wie geht es weiter?

Im nächsten Teil geht es um die Buchhaltung der GmbH – das Rückgrat jeder ordnungsgemäßen GmbH-Praxis.