Kosten vs. Ausgaben und das Fundament der Risiko-Absicherung

Nachdem wir den Unterschied zwischen dem Kontostand (Liquidität) und dem Gewinn (Ergebnis) geklärt haben, gehen wir im Controlling einen Schritt weiter. Um ein KMU oder eine Selbstständigkeit sicher zu steuern, müssen wir zwei Begriffe sauber trennen, die im Alltag fälschlicherweise oft als Synonyme verwendet werden: Ausgaben und Kosten.

Diese Unterscheidung ist kein theoretisches Wortspiel, sondern überlebenswichtig, wenn es darum geht, Preise richtig zu kalkulieren und existenzbedrohende Risiken nicht einfach zu vergessen.

1. Ausgaben vs. Kosten: Die begriffliche Trennung

Die Unterscheidung knüpft direkt an unsere Welten „zahlungswirksam" und „ergebniswirksam" an:

• Ausgaben (zahlungswirksam): Eine Ausgabe liegt immer dann vor, wenn Geld das Unternehmen verlässt oder sich die Verpflichtung dazu erhöht (z. B. Kauf auf Rechnung). Es verändert das Geldvermögen. Kurz gesagt: Es ist der Abfluss von Liquidität.
• Kosten (ergebniswirksam im internen Controlling): Kosten sind der betrieblich bedingte Werteverzehr in einer bestimmten Periode. Kosten fallen an, um die eigentliche Leistung des Unternehmens (Produktion oder Dienstleistung) zu erbringen.

Das klassische Missverhältnis

Nicht jede Ausgabe ist sofort eine Kostenposition, und nicht alle Kosten führen sofort zu einer Ausgabe:

• Ausgabe, aber (noch) keine Kosten: Sie kaufen im Januar Rohstoffe oder Softwarelizenzen auf Vorrat und bezahlen sofort. Das Geld ist weg (Ausgabe). Kosten entstehen aber erst in den Monaten, in denen die Rohstoffe verbraucht oder die Software genutzt wird.
• Kosten, aber keine Ausgabe: Die kalkulatorische Abschreibung (AfA) einer Maschine oder einer IT-Infrastruktur mindert Monat für Monat den Gewinn (Kosten), löst aber keinen Cent an aktuellem Geldabfluss auf dem Konto aus (keine Ausgabe).

2. Die unsichtbare Gefahr: Risiko-Kosten (kalkulatorische Wagnisse)

Ein kritischer Bereich im Controlling von KMU und Soloselbstständigen sind die sogenannten Risiko-Kosten (in der Betriebswirtschaft auch als kalkulatorische Wagnisse bezeichnet).

Das Tückische an Risiko-Kosten ist: Sie sind zunächst nicht zahlungswirksam. Es gibt keine Rechnung dafür im Posteingang. Deshalb werden sie bei der Preiskalkulation regelmäßig vergessen.

Jedes Unternehmen trägt inhärente Risiken:

• Forderungsausfälle: Ein Großkunde bezahlt seine Rechnung plötzlich nicht mehr (Insolvenz).
• Gewährleistungen / Nachbesserungen: Bei einem Dienstleister schlägt ein Software-Projekt fehl und es muss kostenfrei nachgearbeitet werden; in der Produktion gibt es eine fehlerhafte Charge.
• Anlagenrisiko: Ein Wasserschaden im Büro zerstört die Serverlandschaft.

Der Controlling-Fehler: Wer diese Risiken nicht als kalkulatorische Kostenblöcke in seine Stundensätze oder Produktpreise einrechnet, kalkuliert zu knapp. Man wirtschaftet so lange auf Verschleiß, bis das erste Risiko eintritt – und mangels finanzieller Puffer die Existenz bedroht.

3. Der blinde Fleck: Die soziale Absicherung von Selbstständigen

Besonders im Dienstleistungssektor und bei Soloselbstständigen gibt es ein oft verdrängtes Risiko: die persönliche Absicherung des Unternehmers.

Während bei Angestellten die Kosten für Kranken-, Renten- und Arbeitslosenversicherung automatisch vom Bruttogehalt abgezogen werden, muss der Selbstständige diese komplett allein tragen. Im Controlling müssen diese Positionen zwingend in den kalkulatorischen Unternehmerlohn einfließen.

Viele Selbstständige begehen jedoch folgenden Denkfehler: Sie berechnen ihre Preise basierend auf den reinen Betriebsausgaben (Büromiete, Software, Steuern) plus einem kleinen Betrag zum Leben. Vergessen werden dabei:

• Krankheits- und Ausfallrisiko: Wenn Sie als Dienstleister vier Wochen krank sind, verdienen Sie 0 Euro. Die Fixkosten laufen weiter.
• Altersvorsorge: Die Rücklagen für die Rente müssen monatlich erwirtschaftet werden.
• Berufsunfähigkeit: Was passiert, wenn Sie Ihren Beruf dauerhaft nicht mehr ausüben können?

Wenn diese Absicherung nicht in die Kostenrechnung (und damit in die Preise) einfließt, ist das Unternehmen rein rechnerisch vielleicht profitabel – real lebt der Unternehmer jedoch in permanenter, ungeschützter Gefahr.

4. Von der Theorie zur Praxis: Wenn Risiken zahlungswirksam werden

Wie löst man dieses Problem im Controlling? Die gute Nachricht ist: Viele dieser kalkulatorischen Risiko-Kosten lassen sich externalisieren, indem man sie an Versicherungen überträgt.

Sobald Sie eine Versicherung abschließen, verändert sich der Charakter des Risikos im Controlling grundlegend:

Durch den Versicherungsbeitrag (z. B. für eine Cyber-Versicherung, Betriebshaftpflicht, Berufsunfähigkeitsversicherung oder Krankentagegeld) wird das unkalkulierbare Risiko in eine feste, planbare Ausgabe verwandelt.

• Vorteil: Das Risiko ist nun schwarz auf weiß als Beleg vorhanden. Es taucht in der BWA auf, wandert automatisch in die Kostenrechnung und wird somit ganz natürlich bei den Kundenpreisen berücksichtigt.
• Controlling-Effekt: Sie tauschen das existenzbedrohende Risiko eines plötzlichen, massiven Liquiditätseinbruchs gegen eine kalkulierbare, regelmäßige und zahlungswirksame Betriebsausgabe.

Fazit für die Praxis

Erfolgreiches Controlling blickt in die Zukunft. Wer nur Ausgaben erfasst, sieht das Risiko erst, wenn das Kind bereits in den Brunnen gefallen ist. Erst die bewusste Einplanung von Risiko-Kosten und der sozialen Absicherung schützt ein Unternehmen vor dem plötzlichen Aus. Ob Sie diese Risiken über Rücklagen (kalkulatorische Kosten) oder über Versicherungen (zahlungswirksame Ausgaben) absichern, ist eine strategische Entscheidung – sie überhaupt nicht zu berücksichtigen, ist jedoch ein kalkulatorisches Blindflug-Risiko.

Haben Sie für Ihr Unternehmen bereits analysiert, welche Ihrer betrieblichen Risiken kosteneffizienter über Versicherungen (als feste Ausgaben) abgedeckt sind und für welche Risiken Sie stattdessen interne Rücklagen bilden müssen?