Das 1×1 der Gründung und des Unternehmertums – Warum geben viele Selbstständige nach 3 Jahren auf?

Nach einer Gründung aus der Arbeitslosigkeit geben viele Selbstständige auf, sobald die Gründungsunterstützung nach sechs Monaten ausläuft. Die meisten Geschäftsaufgaben erfolgen aber im dritten Geschäftsjahr – unabhängig vom Weg in die Selbstständigkeit (Quelle für die Drei-Jahres-Hürde z. B. „Gründungen und Unternehmensschließungen", IFM Bonn). Der Grund ist meist nicht der Markt, sondern fehlendes betriebswirtschaftliches Wissen. Diesen Beitrag schreiben wir für Gründerinnen und Gründer sowie Unternehmer in der Startphase, damit Sie diese Falle erkennen, bevor sie zuschnappt.

Der Beginn: niedrige Vorauszahlungen, scheinbare Ruhe

Wenn Sie ein Unternehmen gründen, geht es zunächst darum, möglichst wenig Ausgaben zu haben. Dazu wird der gesetzlichen Krankenkasse und dem Finanzamt zunächst ein sehr niedriger Planwert als Gewinn mitgeteilt.

Die gesetzliche Krankenkasse setzt dann den Mindestbeitrag fest. Das Finanzamt legt eine jährliche Erklärungsfrist fest; Vorauszahlungen werden nicht festgesetzt. Damit ist das Ziel einer niedrigen monatlichen Zahlungsbelastung erreicht. Bei wirtschaftlichem Erfolg füllt sich nun das Konto.

Stellen wir uns vor, dass ein erfolgreicher Gründer im ersten Jahr 100.000 € Einnahmen und 50.000 € Ausgaben hat. Im zweiten Jahr sind es 300.000 € Einnahmen und 200.000 € Ausgaben. In den ersten sechs Monaten des dritten Jahres 200.000 € Einnahmen und 130.000 € Ausgaben. (Die Zahlen sind Beispielwerte, um konkret rechnen zu können. Wer sie nicht im Detail nachvollziehen will, kann sich auf den Mechanismus konzentrieren.) Der Gründer freut sich über seinen Erfolg.

Im dritten Geschäftsjahr ändert sich das. Das Finanzamt hat zur Abgabe der Steuererklärungen aufgefordert. Auch der Steuerberater hat Unterlagen angefordert; im Frühjahr des dritten Jahres wird die Steuererklärung abgegeben. Dann vergehen sechs bis acht Wochen – und dann kommen die Steuerbescheide.

Umsatzsteuerbescheid für das erste Geschäftsjahr

Von den 100.000 € Einnahmen sind etwa 16.000 € Umsatzsteuer. Allerdings können einige Vorsteuern aus den 50.000 € Ausgaben abgezogen werden. Weil Belege teilweise nicht korrekt ausgestellt waren oder Bewirtungskosten enthalten waren, sind nur rund 6.000 € Vorsteuern erstattungsfähig. Das Finanzamt fordert also 10.000 € Umsatzsteuerzahlung für das erste Geschäftsjahr. Der Betrag ist sofort fällig.

Zusätzlich setzt das Finanzamt 10.000 € Umsatzsteuervorauszahlung für das zweite und 10.000 € für das dritte Geschäftsjahr fest. Das zweite Jahr ist sofort fällig. Im dritten Jahr sind die Quartale 1 bis 3 inzwischen ebenfalls sofort fällig (es ist August); das vierte Quartal wird am 10. November fällig.

Insgesamt werden so aus der Umsatzsteuer sofort 27.500 € fällig. Dieser Betrag kann nicht gestundet werden.

Jetzt denkt unser Gründer: Schlimmer kann es nicht kommen.

Gewerbesteuerbescheid für das erste Geschäftsjahr

Unser Gründer hat 100.000 € eingenommen, davon waren ca. 16.000 € Umsatzsteuer. Der Umsatz betrug also rund 84.000 €. Dem standen Ausgaben von 50.000 € gegenüber, von denen 6.000 € abzugsfähige Vorsteuern waren. Die Kosten lagen also bei rund 44.000 €. Umsatz 84.000 € minus Kosten 44.000 € ergibt einen Gewinn von 40.000 €.

Bei einem gewerbetreibenden Einzelunternehmen ist der Gewerbeertrag damit 40.000 €. Hiervon darf ein Freibetrag von 24.500 € abgezogen werden. Es bleiben 15.500 € steuerpflichtiger Gewerbeertrag. Bei einem Gewerbesteuerhebesatz von 400 % ergibt sich ein Gewerbesteuersatz von 15 %. Die Gewerbesteuer beträgt also 15 % von 15.500 € – das sind 2.325 € für das erste Jahr. Der Betrag ist sofort fällig, kann aber gestundet werden.

Nach dem Gewerbesteuerbescheid folgt die Vorauszahlungsfestsetzung über 2.325 € für das zweite und für das dritte Jahr. Das zweite Jahr ist sofort fällig; im dritten Jahr werden drei Quartale sofort fällig, das vierte Quartal erst im November.

Insgesamt werden 6.393,75 € Gewerbesteuer sofort fällig; 581,25 € werden erst im November fällig.

Unser Gründer rechnet: 33.893,75 € – wo soll er die hernehmen? Und er denkt: Schlimmer kann es nicht kommen. Dass weitere 3.081,25 € im November fällig werden, kann er jetzt gar nicht mehr realisieren.

Einkommensteuerbescheid für das erste Geschäftsjahr

Den Gewinn haben wir oben mit 40.000 € ermittelt. Wir unterstellen, dass unser Gründer alleinstehend ist. Das erste Geschäftsjahr war 2023; mit dem Einkommensteuer-Rechner des BMF ergibt sich eine Einkommensteuer von 7.828 €, die sofort fällig sind.

Das Finanzamt setzt die Vorauszahlung für 2024 mit 7.461 € fest (die Steuerprogression wurde damals gemindert). Für 2025 sind 7.320 € festgesetzt. 2024 ist fällig, und im August 2025 sind die Quartale 1 bis 3 fällig. Das vierte Quartal wird erst im November fällig.

Insgesamt werden also jetzt 21.527 € Einkommensteuer sofort fällig; 1.830 € werden erst im November fällig.

Unser Gründer rechnet: 55.420,75 € Steuerzahlungen – wo soll er die hernehmen? Dass weitere 4.911,25 € im November fällig werden, kann er jetzt gar nicht mehr denken.

Insgesamt werden in diesem Jahr 60.332 € Steuern fällig. Im ersten Jahr, also den Zahlen, die er bislang kennt, hatte er einen Gewinn von 40.000 €. Er sagt also: „Ich zahle ja mehr Steuern, als ich Gewinn mache." Das stimmt zwar nicht, wird aber häufig so ausgesprochen – und fast jeder hat diese Aussage schon einmal gehört.

Gesetzliche Krankenversicherung

Die Krankenversicherung hatte bereits nach einem Einkommensnachweis gefragt. Jetzt bekommt sie einen. Unser Gründer hatte nur den Mindestbeitrag von rund 305 € im Monat gezahlt – tatsächlich hatte er aber 40.000 € pro Jahr Einkommen. Der dazu gehörende Beitrag sind in unserem Beispiel rund 705 € pro Monat. Er hat also rund 400 € pro Monat zu wenig gezahlt. Die Krankenkasse fordert nun die Differenz für das erste Jahr, das zweite Jahr und die ersten acht Monate des aktuellen Jahres – eine Nachzahlung von rund 12.800 €.

Unser Gründer rechnet: 68.220,75 € – wo soll er die hernehmen? Und er denkt: Schlimmer kann es wirklich nicht kommen.

Aber es kommen noch weitere Forderungen, zum Beispiel von HWK oder IHK. Die Verzweiflung der betroffenen Gründer ist nachvollziehbar. Stellen Sie sich diese Mechanik einmal für einen Unternehmer vor, der bisher 3 Millionen € Umsatz und 1 Million € Gewinn hatte.

Den Fall oben haben wir so konstruiert, dass unser Gründer mit 200.000 € Einnahmen und 130.000 € Kosten in den ersten sechs Monaten des dritten Jahres das Problem vielleicht gelöst bekommt. Schön ist es trotzdem nicht.

Wie Sie die Steuerfalle gar nicht erst aufstellen

Was kann man tun, um nicht in eine Falle wie unser Beispiel-Gründer zu laufen?

• Eiserne Kostendisziplin: Sie können jeden Euro nur genau einmal ausgeben. Halten Sie Ihr Geld zusammen und seien Sie sparsam. Das reduziert Ihr Risiko.
• Rücklage für die Umsatzsteuer: Mindestens ein Sechstel des Gewinns ist Umsatzsteuer. Wenn Sie hauptsächlich Personalkosten haben, ist es ein Sechstel des Umsatzes. Legen Sie dieses Geld auf ein separates Konto und fassen Sie es nur an, um die Umsatzsteuer zu zahlen.
• Rücklage für Einkommen- und Gewerbesteuer: Legen Sie ein weiteres Drittel des Gewinns für Gewerbe- und Einkommensteuer beiseite. Das bedeutet: Insgesamt liegt mindestens die Hälfte Ihres Gewinns auf Ihrem Steuer-Rücklagenkonto. Diesen Anteil sollten Sie regelmäßig anpassen. Für Gründer passt dieser Wert gut; später, wenn Sie erfolgreich sind, werden es eher zwei Drittel sein.
• Rücklage für die Krankenkasse: Wenn Sie gesetzlich versichert sind, rechnen Sie Ihre aktuellen Krankenkassenbeiträge regelmäßig aus und legen Sie die Reserve auf das Rücklagenkonto.

Sollten Sie Geld vom Rücklagenkonto für die Innenfinanzierung benötigen, betrachten Sie das als Kredit, den Sie bis zum August des dritten Geschäftsjahres zurückzahlen müssen.

Die größten Gefahren für junge Unternehmer und Selbstständige sind zwei: Sie belohnen sich finanziell für Erfolge, die sie noch erreichen müssen, statt für tatsächlich erreichte Ziele – und sie haben keinen Überblick über die Forderungen gegen sich.

Wenn Sie diese Regeln befolgen, werden Sie nicht negativ überrascht und werden den kritischen Moment überstehen.

Oft hören wir: „Ich kann doch die Vorauszahlungen anpassen, dann ist immer richtig gezahlt." Ob Sie dann tatsächlich richtig gezahlt haben, lassen wir dahingestellt. Aber machen Sie sich eines bewusst: Es gibt fast keinen besseren Ort für Ihr Geld als Ihr eigenes Konto. Unser Konto wäre noch besser – das sehen Sie aber naturgemäß anders.

Wenn Sie schon in der Steuerfalle stecken

Wer in die Steuerfalle getappt ist, muss sich eines bewusst machen: Jetzt holen sich Finanzamt und andere das Geld der letzten drei Jahre. Sie müssen jetzt in den nächsten drei Monaten die Fehler der letzten drei Jahre korrigieren. Es kommt eine harte Phase – sie geht aber vorbei.

Sofortmaßnahmen

Was zuerst zu tun ist: Kosten runter. Alles, was nicht zwingend benötigt wird – geschäftlich oder privat – gibt es nicht mehr. Sie sind jetzt in der Phase, zu der Wolfgang Grupp von Trigema sagt: „Wenn es schlecht läuft, isst der Unternehmer trockenes Brot."

Sollten Sie im zweiten und dritten Geschäftsjahr schlechtere Wirtschaftsjahre gehabt haben, können Sie beim Finanzamt einen Antrag auf Herabsetzung der Vorauszahlungen stellen. Das ist sinnvoll und sollte getan werden. Sie müssen den Antrag begründen und brauchen dafür belastbare betriebswirtschaftliche Auswertungen (BWA).

Gehen Sie in die Verhandlung mit dem Finanzamt. Bei der Umsatzsteuer hat der Finanzbeamte keinen Spielraum. Bei allen anderen Steuern aber durchaus – sofern das Finanzamt glaubt, dass es das Geld irgendwann bekommt. Versuchen Sie also, eine Lösung zu erreichen. Wenn das Konto erst einmal gepfändet ist, gibt es auch keine Darlehen der Bank mehr.

Folgemaßnahmen

Verschaffen Sie sich zweitens einen detaillierten Überblick über alle bekannten und absehbaren Forderungen. Dafür brauchen Sie einen Liquiditätsplan.

Drittens geht es darum, Liquidität zu schaffen. Dafür gibt es vier Hebel:

• Verkürzen Sie die Zahlungsziele Ihrer Kunden.
• Verlängern Sie die Zahlungsziele Ihrer Lieferanten.
• Versuchen Sie, höhere Preise durchzusetzen.
• Beschaffen Sie sich Kredite.

Kredite zu bekommen funktioniert nur, wenn Sie in der Vergangenheit gezeigt haben, dass Sie verstehen, wie es funktioniert, und wenn das Einkommen tatsächlich ausreicht, um Kredit und Lebensunterhalt zu bestreiten. Dafür brauchen Sie aktuelle BWA, eine gute Finanzplanung und einen klaren Überblick über die Risiken. Sie müssen dem Banker auch erklären können, wie Sie das Problem lösen wollen. Dieser Geschäfts- oder Businessplan kann kein einfacher Gründungsplan sein. Bei der Erstellung unterstützen wir gerne.

Nach unserer Erfahrung wird immer wieder behauptet, Preiserhöhungen seien nicht durchsetzbar. Wenn Unternehmer mit dem Rücken zur Wand stehen, ist es oft gar kein Problem. Im Umkehrschluss: Viele Unternehmer verschenken Geld und erhöhen ihr Risiko, bis die Not wirklich groß ist. Höhere Preise sind nicht immer durchsetzbar – das muss man anerkennen –, sehr oft aber doch.

Das Gleiche gilt für Zahlungsziele. „Die Kunden zahlen nicht früher" stimmt selten ohne Test. Motivieren Sie Ihre Kunden zu früher Zahlung oder zu Vorkasse. Sie werden überrascht sein, wie häufig das funktioniert. Wenn nicht, weil Sie tatsächlich schlechte Kunden haben, sollten Sie sich mit Factoring beschäftigen.

Factoring als Liquiditätshebel

Factoring ist der Verkauf Ihrer Forderungen an eine Factoringgesellschaft. Sie treten die Zahlungsansprüche gegen Ihre Kunden ab; technisch zahlt der Kunde auf ein Konto der Factoringbank. Dafür bekommen Sie Geld von der Factoringgesellschaft in relativ kurzer Zeit – die Fristen liegen bei bis zu 14 Tagen. Statt 30 Tagen Zahlungsziel, das vielleicht um 30 Tage überzogen wird, erhalten Sie Ihr Geld zum Beispiel nach 10 Tagen. Damit schöpfen Sie Liquidität. Dieser Service ist nicht umsonst.

Damit Sie Factoring nutzen können, müssen Sie die kaufmännischen Gepflogenheiten einhalten: Sie liefern auf eine Bestellung, der Kunde nimmt die Leistung formal ab. Klappt das nicht, klappt es auch mit Factoring nicht.

Was praktisch immer funktioniert – sofern die Bonität Ihres Kunden gut ist: Der Kunde sendet Ihnen eine Gutschrift mit einer Fälligkeit innerhalb von maximal 90 Tagen.

Denken Sie auch über Factoring nach, wenn in Ihren Verträgen steht, dass Sie es nicht dürfen. Für diese Fälle gibt es verdecktes Factoring – das lässt sich oft abbilden.

Sale-and-Lease-back (SLB)

Sollten Sie Betriebsvermögen haben, das sich im Sale-and-Lease-back nutzen lässt, ist auch das eine Option. Solches Betriebsvermögen können Fahrzeuge oder Maschinen sein.

Die Leasinggesellschaften sind nicht begeistert, und die Finanzierung ist nicht einfach. Aber es ist eine Möglichkeit, an Geld zu kommen, das Sie jetzt brauchen.

Unsere Einordnung

Die Drei-Jahres-Hürde ist kein Mysterium und kein Markteffekt – sie ist eine planbare Folge fehlender Rücklagen. Wer die Hälfte des Gewinns konsequent für Steuern und Krankenkasse zurücklegt, einen einfachen Liquiditätsplan führt und Vorauszahlungen mit der eigenen Geschäftslage abgleicht, kommt ohne Drama durch das dritte Jahr.

Wenn Sie bereits in der Falle stecken: Handeln Sie früh, sprechen Sie mit dem Finanzamt, holen Sie sich Überblick über alle Forderungen, und arbeiten Sie an Ihrer Liquidität. Wir beraten Sie zur unternehmerischen Steuerung Ihrer Zahlungsfähigkeit – die Steuererklärung selbst gehört in die Hand Ihres Steuerberaters.