Das 1×1 der GmbH-Gründung – Teil 1: Was ist eine GmbH?

Dieser Beitrag ist keine Rechtsberatung und keine Steuerberatung. Er wirft aus kaufmännischer Sicht einen Blick auf die Risiken und Funktionen der GmbH. Für rechtliche Beratung wenden Sie sich bitte an einen Fachanwalt für Gesellschaftsrecht, für steuerliche Beratung an einen Steuerberater mit GmbH-Kompetenzen.

Für wen schreiben wir diese Informationen?

Diese Informationen richten sich an Menschen, die über die Gründung einer GmbH nachdenken. Es ist viel geworden – was nicht überrascht. Diesen Gründerinnen und Gründern möchten wir Orientierung geben und deutlich machen, dass die Gründung einer GmbH weitreichende Konsequenzen hat.

Wenn Sie diesen Beitrag lesen, gehen wir davon aus, dass Sie entweder bereits Unternehmer sind oder das 1×1 der Gründung bereits gelesen haben.

Was sind die Unterschiede zwischen Einzelunternehmung und GmbH?

Um zu verstehen, was eine GmbH ist, muss man zuerst verstanden haben, was eine Einzelunternehmung ist. Andere Wörter für die Einzelunternehmung sind Einzelunternehmer oder Einzelunternehmerin. Die Einzelunternehmung ist immer das Geschäft eines richtigen Menschen. Ein richtiger Mensch heißt bei den Juristen natürliche Person. Ein richtiger Mensch betreibt also einen Betrieb, mit dem er Gewinn erzielen möchte. Dieser richtige Mensch haftet für alles, was er tut, mit seinem gesamten Vermögen.

Beispiel: Frau Florentine Hauser betreibt als Einzelunternehmerin einen Blumenladen. Sie haftet als Person für die Miete, die Nebenkosten, die Zahlungen an Lieferanten und die Vertragserfüllung gegenüber allen Vertragspartnern. Sie haftet für die Umsatzsteuer und die Sozialversicherungsabgaben. Die Haftung erfolgt mit ihrem ganzen Vermögen.

Die Einzelunternehmung wird durch eine einfache Erklärung errichtet. Für Gewerbetreibende ist diese Erklärung die Gewerbeanmeldung. Für Freiberufler ist diese Erklärung die Meldung an das Finanzamt. Wenn bei einem Gewerbetreibenden die Gewerbeanmeldung durch die Gewerbeaufsicht der Stadt oder Gemeinde angenommen wurde, ist die Gründung fast abgeschlossen. Es muss dann immer noch die steuerliche Erfassung beim Finanzamt durchgeführt werden.

Die GmbH als juristische Person

Im Gegensatz zur natürlichen Person bezeichnen Juristen Kapitalgesellschaften wie die GmbH als juristische Personen.

Juristische Personen sind rechtsfähige Personen, die durch einen Vertrag geschaffen wurden.

Das ist eine Aussage, die es in sich hat. Eine GmbH ist also in einigen Punkten vergleichbar mit einer natürlichen Person, die die Einzelunternehmung betreibt.

Die GmbH kann Verträge eingehen, Vermögen haben, muss Steuern zahlen und vieles mehr. Aber die GmbH hat – anders als der richtige Mensch – bestimmte Rechte nicht. Das sind alle höchstpersönlichen Grundrechte wie zum Beispiel das Recht auf Menschenwürde, das Recht auf Leben und körperliche Unversehrtheit, Freiheit der Person, Ehe und Familie, Elternrecht, Schutz vor Auslieferung, Asylrecht oder Wahlrechte zu Parlamenten. Eine GmbH ist also eine eingeschränkte Person.

Die Person der GmbH wird durch einen Gründungsvertrag (Satzung) geschaffen und ist frühestens mit der Eintragung in das Handelsregister vollständig errichtet. Diesen Ablauf nennen wir die Errichtung einer GmbH.

Wenn die GmbH errichtet ist, muss sie – wie die Einzelunternehmung auch – ein Gewerbe anmelden, sofern sie gewerbetreibend ist. Wenn die Gewerbeanmeldung durch die Gewerbeaufsicht der Stadt oder Gemeinde angenommen wurde, ist die Gründung fast abgeschlossen. Es muss dann immer noch die steuerliche Erfassung beim Finanzamt durchgeführt werden.

Die GmbH als Vollkaufmann

Die GmbH ist ein „Vollkaufmann". Das bedeutet, dass sie als Formkaufmann im Sinne des Handelsgesetzbuches (HGB) gilt – und zwar unabhängig davon, ob sie tatsächlich ein Handelsgewerbe im herkömmlichen Sinne betreibt. Das hat eine Reihe von wichtigen Konsequenzen, vor allem für die GmbH selbst und indirekt auch für die Gründer (Gesellschafter).

Die Gründung und Führung einer GmbH ist mit einem höheren bürokratischen und administrativen Aufwand verbunden als beispielsweise die Gründung eines Einzelunternehmens oder einer GbR. Das betrifft die formalen Anforderungen bei der Gründung, die laufende Buchhaltung und Rechnungslegung sowie die Pflichten des Geschäftsführers.

Der Status der GmbH als Vollkaufmann ist der Grundpfeiler der Haftungsbeschränkung, die oft der wichtigste Grund für die Wahl dieser Rechtsform ist. Im Gegenzug bedeutet das aber auch, dass die GmbH die strengen handelsrechtlichen Vorschriften einhalten muss – mit mehr Aufwand und höheren Kosten (z. B. für Steuerberatung und Buchhaltung). Die persönliche Verantwortung der Gründer wandelt sich von der direkten Haftung für Unternehmensschulden hin zu einer Verantwortung für die ordnungsgemäße Führung der Gesellschaft und die Einhaltung der gesetzlichen Pflichten – einschließlich der Haftung dafür.

Paragrafen-Wüste

Ja, es erscheint mitunter so, als hätte hier ein Jurist geglaubt, Paragrafen ausstreuen zu müssen. Lassen Sie sich von den rechtlichen Bezügen nicht verrückt machen. Wenn Sie § oder „Paragraf" verrückt macht, ist die GmbH die falsche Rechtsform für Sie.

Gehen Sie auch nicht davon aus, dass Sie dieses Wissen jederzeit abrufbar benötigen. Oft genügt es, davon einmal etwas gehört zu haben – und dann einen Berater an seiner Seite zu wissen.

Wie haftet die GmbH?

Wenn wir verstanden haben, was eine GmbH ist, stellt sich die Frage: Wie haftet die GmbH? Die GmbH haftet für alles, was sie tut, mit ihrem gesamten Vermögen. „Ja, aber es heißt doch immer, dass es keine Haftung gibt, oder?" Das finden Sie tatsächlich im Internet immer wieder. Aber die GmbH ist eine eigenständige Person, die uneingeschränkt für das eigene Handeln haftet. Die GmbH hat ein eigenes Vermögen – und damit haftet die Gesellschaft auch.

Die Gesellschafter haften nicht unbedingt. Gesellschafter sind die Personen, die an der GmbH beteiligt sind. In der Regel haften die Gesellschafter, wenn alles richtig gemacht wurde, wirklich nur mit ihrer Einlage.

Würden Sie Geschäfte mit einer GmbH machen?

Jetzt kann man sich eine Frage stellen: Wenn ich als Einzelunternehmung uneingeschränkt mit meinem gesamten Vermögen hafte und die GmbH eine Haftungsbeschränkung hat – würde ich Geschäfte mit einer GmbH machen? Die klare Antwort lautet: nein. Die andere Seite könnte mich damit ruinieren. Die GmbH könnte Geschäfte zu meinem Nachteil machen. Läuft es für die GmbH schief, ist deren Haftung beschränkt. Läuft es für mich schief, bin ich erledigt. Das würde keiner machen.

Aber die Unternehmer machen Geschäfte mit GmbHs. Sie machen sogar bevorzugt Geschäfte mit GmbHs, weil die Bonität einer GmbH eher besser ist als die einer Einzelunternehmung.

Damit stellt sich die zweite Frage: Warum ist die Bonität einer GmbH eher besser als die einer Einzelunternehmung, wenn der Einzelunternehmer doch mit dem gesamten Vermögen haftet? Die Antwort ist einfach. Eine GmbH ist ein Vertrag und eine Eintragung in das Handelsregister. Damit eine GmbH handlungsfähig werden kann, muss ihr ein richtiger Mensch zur Seite gestellt werden, der treuhänderisch für die GmbH handelt: der Geschäftsführer.

Die Haftung des Geschäftsführers

Die Haftung des Geschäftsführers ist der Grund, weshalb die GmbH eine so gute Bonität besitzt. Der Geschäftsführer ist bei neu gegründeten kleinen Unternehmen oft der Gesellschafter, das heißt der Eigentümer der GmbH. Dann heißt der Geschäftsführer Geschäftsführender Gesellschafter. Der Eigentümer hat also oft zwei Rollen:

• Gesellschafter mit Haftungsbeschränkung
• Geschäftsführer mit Geschäftsführerhaftung

Der Geschäftsführer – egal ob als Geschäftsführender Gesellschafter oder als angestellter Geschäftsführer – haftet zum Beispiel hierfür:

• ordnungsgemäße Geschäftsführung mit dem gesamten Vermögen und Haftstrafen
• Umsatzsteuern mit dem gesamten Vermögen
• Lohnsteuern mit dem gesamten Vermögen
• Arbeitnehmeranteile mit dem gesamten Vermögen

Es kann also nicht die Rede davon sein, dass es keine Haftung gibt. Gerade im Bereich der ordnungsgemäßen Geschäftsführung fallen viele Dinge, die für Einzelunternehmer gar nicht relevant sind. Vereinfacht gesagt: Ordnungsgemäße Geschäftsführung ist das, was ein vollhaftender, besonders vorsichtiger eingetragener Kaufmann tun würde. Dazu gehören besonders hohe Ansprüche an die GoBD – die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Die Haftung des Geschäftsführers ist aber ein eigenständiges Thema – wir vertiefen es in Teil 5.

Ordnungsgemäße Errichtung der GmbH

Damit eine GmbH überhaupt als GmbH funktionieren kann, muss sie ordnungsgemäß errichtet und praktiziert werden. Was bedeutet das?

Die ordnungsgemäße Errichtung der GmbH umfasst die Wirksamkeit des Gründungsaktes. Dazu muss zunächst der Vertrag durch den Notar wirksam geschlossen werden. Das ist in der Regel kein Problem. Dann muss ein Konto für die GmbH eröffnet und das im Gründungsvertrag (andere Begriffe dafür sind Satzung oder Gründungsurkunde) geforderte Stammkapital eingezahlt werden. Hieran scheitert es oft schon. Weiterhin muss die Geschäftsführung ordnungsgemäß berufen werden. Dann muss der Nachweis über die Einzahlung mit den Unterlagen der Gründung zur Eintragung im Handelsregister vorgelegt werden. Das Handelsregister prüft – und kann hier ablehnen. Wenn die Eintragung in das Handelsregister erfolgt ist, dann ist die GmbH errichtet. Ob sie ordnungsgemäß errichtet ist, muss sich noch zeigen. Jetzt muss die GmbH auch noch ordnungsgemäß praktiziert werden.

Wenn einer dieser Schritte nicht ordnungsgemäß durchgeführt wurde, ist die GmbH nicht ordnungsgemäß errichtet. Die Haftung ergibt sich dann aus einer Kombination von GmbH-Recht zum Nachteil der Gesellschafter und der normalen Haftung des eingetragenen Kaufmanns. Die Haftung ist also wesentlich umfangreicher, als wenn nur eine Einzelunternehmung gegründet worden wäre.

Deshalb sehen wir uns die einzelnen Schritte im Teil 2 – Ablauf der Gründung noch einmal genau an und besprechen die wichtigen Fehler, die bei einer Gründung gemacht werden können.

Wie geht es weiter?

Damit ist der Rahmen abgesteckt: Was eine GmbH ist, wie sie haftet und welche Rolle der Geschäftsführer dabei spielt. Im nächsten Teil zeigen wir, wie der Ablauf der Gründung im Detail funktioniert – vom Gesellschaftsvertrag über Notar und Stammkapital bis zur Eintragung im Handelsregister.