Digitalisierung mit Augenmaß

Digitalisierung hat oft nur drei Gründe: Anschluss an den Markt halten, Kosten reduzieren, Umsätze steigern. Aus Sicht von Unternehmen wichtiger sind aber: Gewinne steigern und Risiken reduzieren. Beratung bundesweit in Deutschland.

Die Digitalisierung hat in den letzten Jahren alle Lebensbereiche durchdrungen und macht auch vor kleinen Unternehmen nicht Halt. Während große Konzerne oft über umfangreiche Ressourcen verfügen, um die „digitale Transformation" umzusetzen, stehen kleine Unternehmen vor besonderen Herausforderungen und Chancen zugleich. Bei der Nutzung der Chancen und der Bewältigung der Herausforderungen können wir kleinen Unternehmen als Berater helfen.

Sie benötigen auch einen KI-Bot, wie wir ihn auf dieser Webseite betreiben?

Kein Problem. Melden Sie sich bei uns. Für viele Firmen ist das schnell und preiswert darstellbar, sofern tatsächliche Inhalte existieren, die wir nutzen können.

Beispiele für die Digitalisierung im Online-Vertrieb

Im Online-Vertrieb können wir Ihnen sehr komplexe Lösungen liefern. Ein wichtiges Beispiel sind automatische Angebots- oder Kostenvoranschlagserstellungen. Wir haben unter anderem eine automatische Kostenvoranschlagserstellung für eine komplette Wohnungsrenovierung umgesetzt. Glauben Sie, dass Ihr Projekt aufwendiger ist? Wir denken, dass wir Ihnen auf jeden Fall vergleichbare Lösungen liefern können – zum Beispiel für folgende Leistungen:

• Fußbodenleger
• Maler
• Verfuger
• Wohnungsrenovierung
• Elektriker in der Wohnungsrenovierung
• Umzugsunternehmen

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Sollten Sie sich hier nicht wiederfinden, fragen Sie einfach direkt bei uns an. Wir schauen uns Ihre Herausforderung an und sagen Ihnen, ob wir eine Lösung für Sie haben.

Was bedeutet Digitalisierung für kleine Unternehmen?

Im Kern bedeutet Digitalisierung für kleine Unternehmen die zunehmende Nutzung digitaler Technologien. Diese Nutzung ist aber nicht sinnfrei. Es geht darum, durch den Einsatz digitaler Systeme Kosten zu senken, Zeit zu sparen, Kundennutzen zu verbessern, Abhängigkeiten zu reduzieren oder neue Kunden zu erreichen. Zusammenfassend geht es ausschließlich darum, Risiken zu reduzieren und Gewinne zu steigern.

Wer Gewinne steigern und Risiken reduzieren will, muss dafür etwas tun. Von alleine beginnen die Gewinne nicht zu steigen, und die Risiken verschwinden auch nicht von alleine. Wir haben einige Digitalisierungsprojekte bei Handwerkern, Beratern und Coaches, die über zwei Jahre laufen. Über die ganze Zeit ist eine direkte Kommunikation mit den Inhabern notwendig. Das bedeutet: Digitalisierung kann sehr anstrengend sein. Oft ist Digitalisierung auch teuer und muss finanziert werden. Bei der Finanzierung unterstützen wir mit unserer Finanzierungsberatung. Es lohnt sich, wenn der Fokus von Anfang an auf der Reduzierung von Risiken und der Steigerung von Gewinnen liegt.

Damit es sich lohnt, muss das Richtige in der richtigen Reihenfolge gemacht werden. Ein Beispiel aus unserer Beratungspraxis: ein Handwerksbetrieb aus Stuttgart. Das große Problem des Mandanten war zunächst, neue Kunden zu gewinnen. Wir haben uns zu Beginn also mit Marketing und Webseite auseinandergesetzt. Dabei ging es nicht um Schönheit – das machen Grafik-Design-Agenturen. Es ging um die Botschaft und die substanziellen Vermarktungsaussagen.

Nachdem der Zustrom neuer Kundenanfragen beim Mandanten stabil funktionierte, stellte sich als wesentliches Problem die Dauer für die Erstellung von Angeboten und die zuverlässige Kalkulation dieser Angebote heraus. Also haben wir uns mit der Digitalisierung des Angebots- und Vertriebsprozesses auseinandergesetzt und Preise kalkuliert. Umgesetzt haben wir das mit der Software Hero. Hier ging es darum, eine Produkt- und Leistungsstruktur anzulegen, die eine schnelle und sichere Kalkulation von Angeboten ermöglicht.

Mit dem weiteren Erfolg nahmen Vergleichsangebote und Anfragen zu, die zu keiner Beauftragung führten. Diese Vergleichsangebote haben die Verkaufskapazitäten des Inhabers überfordert. Deshalb haben wir eine Kalkulation für einen Kostenvoranschlag für eine komplette Wohnung entwickelt. Diese ist jetzt auf der Webseite des Mandanten verfügbar.

Dieses Beispiel zeigt: Digitalisierung ist ein Projekt, das an den Stellen ansetzt, die Sie im Wachstum behindern. Es geht nicht darum, dass Sie digitalisieren. Es geht darum, dass Sie Ihren Gewinn steigern und Ihre Risiken reduzieren.

Was sollte digitalisiert werden?

Wenn man ehrlich ist, gibt es heute fast keinen Menschen mehr, der nicht digital organisiert ist. Wir kommunizieren fast alle über Messenger-Dienste oder E-Mail. Wir legen Fotos in der Cloud ab und kaufen in diversen Webshops ein. Digitalisierung ist also nichts Neues und nichts Spektakuläres. Das gilt für fast alle Menschen.

Warum wird darüber jetzt intensiv diskutiert? Zunächst möchten alle möglichen Anbieter von digitalen Tools ihre Produkte verkaufen. Politiker wollen als modern erscheinen. Und es erzählen viele Menschen über Dinge, die nicht verstanden wurden. Und Sie stellen sich die Frage: Was sollte ich jetzt machen?

Die Frage, was digitalisiert werden soll, ist eine einfache Frage der Optimierung des Unternehmens. Facebook oder TikTok können sinnvolle Digitalisierungsschritte für bestimmte Unternehmen sein. Für die meisten sind sie es definitiv nicht. Die Ansatzpunkte ergeben sich immer aus der Organisation Ihres Unternehmens. Was behindert Sie am meisten bei der Steigerung Ihrer Gewinne und der Reduzierung Ihrer Risiken? (Achtung: Es geht in der Regel nicht um Umsätze. Es geht um Gewinne oder Risiken.) Genau das, was der Steigerung Ihrer Gewinne oder der Reduzierung Ihrer Risiken entgegensteht, sollten Sie sich hinsichtlich Digitalisierungsmöglichkeiten ansehen. Gerne unterstützen wir Sie dabei.

Die Analyse ist dabei relativ einfach:

• Was kostet viel Geld? Das können Sie bei einer guten Buchhaltung direkt aus der BWA ablesen. Wenn nicht, ist dies vielleicht ein Bereich für die Digitalisierung.
• Was kostet viel Zeit? Nach unserer Erfahrung sieht das eher ein externer Berater als der Inhaber. Gehen Sie hierzu Schritt für Schritt alle Prozesse in Ihrem Unternehmen durch – es findet sich garantiert etwas.
• Was hindert Kunden daran, höhere Preise an Sie zu zahlen? Auch das sieht in der Regel eher ein externer Berater als der Inhaber.

Wenn Sie keine Ideen haben, fragen Sie uns gerne.

Kostenoptimierungen sind in der Regel eher Maßnahmen, um die Risiken zu reduzieren. Wir haben dazu ein Einzelunternehmen beraten, das tatsächlich nur eine moderne Buchhaltungssoftware (Lexoffice) einführte. Danach konnte der Inhaber sich von seiner Bürokraft trennen, da der Aufwand problemlos vom Chef miterledigt werden konnte. Somit sind die Fixkosten deutlich gesunken und das Unternehmen ist stabiler für Krisen aufgestellt. Für diese Stabilität wird aktuell gerne das Modewort „Resilienz" verwendet.

Wenn es um Gewinne geht, geht es in der Regel eher um höhere Preise. Stellen Sie sich vor, Sie haben jeden Monat 10.000 € Umsatz und 5.000 € Kosten.

• Reduzieren Sie die Kosten um 10 %, steigt Ihr Gewinn von 5.000 € auf 5.500 €.
• Steigern Sie Ihren Preis um 10 % und es gelingt Ihnen, diese Preiserhöhung voll durchzusetzen, steigt Ihr Gewinn von 5.000 € auf 6.000 €.

Das Beispiel zeigt: Höhere Preise wirken oft stärker als sinkende Kosten. Das gilt natürlich nur für profitable Unternehmen. Reduzierte Kosten wirken eher risikoreduzierend, steigende Preise eher gewinnsteigernd.

In der Praxis wird uns oft gesagt: „Wir können die höheren Preise aber nicht durchsetzen." Das ist in der Regel ein Problem fehlender Aufträge (siehe dazu Die Auftragsfutterkette – Kundengewinnung für kleine Handwerker am Bau). Wer zum nächsten Kunden nein sagen kann, realisiert in der Regel gute Preise. Wer zum nächsten Kunden ja sagen muss, bekommt gute Preise in der Regel nicht durchgesetzt. Lassen Sie uns darüber sprechen.

Was muss ich über KI / AI / Künstliche Intelligenz wissen?

Künstliche Intelligenz ist ein Werkzeug, nicht mehr und nicht weniger. Oft nutzen Sie künstliche Intelligenz schon, ohne dass es Ihnen bewusst ist. Ihr Feed bei Facebook, LinkedIn oder TikTok ist nichts anderes. Auch die Online-Anzeigesysteme im Internet sind künstliche Intelligenzen – genauso wie Suchmaschinen.

Die sogenannten Transformer-Modelle auf Basis von Large Language Models haben unter den Markennamen ChatGPT, Gemini oder Perplexity für eine verstärkte öffentliche Wahrnehmung gesorgt. Allerdings ist diese Aufregung verflogen. Technisch wird in diesen Bereichen in den nächsten Jahren nicht mehr viel passieren. Diese Stagnationsphasen sind typischerweise die Phasen, in denen es um Anwendung geht. Da die Trainingsdaten weltweit offenliegen, haben die Systeme langfristig alle die gleichen Voraussetzungen. Es ist davon auszugehen, dass weitere Wettbewerber hinzukommen. Damit nimmt der Wettbewerb zwischen den Sprachsystem-Plattformen weiter zu – die Qualität nimmt zu und die Preise fallen.

Sollten Sie künstliche Intelligenz in Ihrem Unternehmen einsetzen, müssen Sie sich und Ihre Mitarbeiter schulen. Für die Schulung gibt es keine Vorgaben. Es würde zum Beispiel genügen, ein einschlägiges Erklärvideo zum Thema „KI & Recht – das musst Du beim Einsatz von ChatGPT beachten" gemeinsam anzusehen.

Nahezu am Anfang der Entwicklung sind aber künstliche Intelligenzen, die auf numerischen Daten oder Bildern basieren. Gerade für Nischen eröffnen sich hier großartige Möglichkeiten. Oft gibt es Lösungen, die nur im eigenen Produktionsprozess eingesetzt werden können. Die Anwendungsmöglichkeiten sind überall, wo Daten erfasst oder gemessen werden können oder wo Bilder oder optische Eindrücke verarbeitet werden sollen. Hier ist Kreativität gefragt, was mit und aus den Daten gemacht werden kann.

Typische Zielsetzungen bei der Einführung von KI-Systemen sind:

• Reduzierung von Ausschuss oder Rückläufern (Kostensenkung, Kundenzufriedenheit und Nachhaltigkeit)
• Reduzierung der Mitarbeiteranzahl (Kostensenkung und Maßnahme gegen Fachkräftemangel)
• Reduzierung der Mitarbeiterbelastung (Nachhaltigkeit)
• Qualitätssicherung (Kundenzufriedenheit und damit Preiserhöhung sowie Kostensenkung)
• Reduzierung von Verbräuchen an Energie und Material (Kostensenkung und Nachhaltigkeit)
• Absatzsteigerung (Markterschließung, Kundenbindung)

Lassen Sie uns darüber sprechen. Wir können Ihnen sagen, was Sie mit künstlicher Intelligenz erreichen können.

Wie läuft eine Digitalisierung sinnvoll ab?

Wenn wir mit Ihnen die Digitalisierung machen, werden wir zunächst zwei Dinge tun: Wir werden verstehen, was Sie für ein Geschäft betreiben, und wir werden verstehen, was Sie schon umgesetzt haben.

Natürlich gibt es für bestimmte Branchen bestimmte sinnvolle Lösungen. Diese könnten wir direkt mit Ihnen umsetzen. Es ist aber oft nicht sinnvoll, direkt auf Standardlösungen zu gehen. Stattdessen ist es häufig erfolgversprechender zu verstehen, an welchen Stellen Sie unnötige Kostentreiber haben:

• Wo entsteht Verwaltungsarbeit?
• Wo werden Ressourcen verbraucht?
• Wo gehen Kunden verloren?
• Wo entstehen Wartezeiten für Mitarbeiter?

Bei der Digitalisierung geht es nicht darum, dass es digital wird. Es geht darum, dass Ihr Gewinn steigt bzw. Ihr Risiko sinkt. Wenn wir die Engpässe und Hemmschuhe in Ihrem Unternehmen gefunden haben, haben wir die Ansatzpunkte für die Digitalisierung.

Wir haben zum Beispiel den Vertriebsprozess für Handwerker digitalisiert. Damit das möglich war, mussten wir mit der Kostenkalkulation beginnen, Strukturen aufbauen, Preisfindung diskutieren, Vertriebsschulungen durchführen, um am Ende den Vertrieb teilweise zu automatisieren. Digitalisierung setzt Faktenwissen voraus – nicht ein Gefühl, was so etwas vielleicht kosten könnte.

Ideen für die Digitalisierung von kleinen Unternehmen

Wer sich mit Digitalisierung beschäftigt, stolpert zunächst über die Buchhaltungssoftware. Wir empfehlen für kleine Unternehmen (Einzelunternehmen und Freiberufler) eine moderne Cloud-Buchhaltung wie Lexoffice.

Handwerker, Ingenieurbüros und Berater benötigen oft ein System zur Unterstützung im Vertrieb. Eine preiswerte und einfache Lösung ist die Software Hero, die in vielen Fällen sinnvoll ist.

Wer viel Zeit mit der Erstellung von Angeboten und der Beantwortung von Kundenanfragen verbringt, sollte über ein System zur Erstellung von Kostenvoranschlägen, Angeboten oder für die Vorauszahlung von Proforma-Rechnungen nachdenken. Das betrifft zum Beispiel Handwerker, Berater, Coaches und ähnliche Dienstleistungsberufe. Wir haben solche Systeme zum Beispiel für einen Handwerker für Wohnungsrenovierungen oder für einen Finanzierungsdienstleister mit Schwerpunkt Gründungsfinanzierung umgesetzt.

Förderprogramme zur Digitalisierung

Je nach Bundesland gibt es teilweise sehr unterschiedliche Förderprogramme für die Digitalisierung. Einige sind sinnvoll. Andere nutzen mehr den Beratern als den Unternehmen. Gerne schauen wir uns die Fördermöglichkeiten für Ihren konkreten Fall an. Häufig kommen wir dabei aber zu dem Ergebnis: Sparen Sie sich die Förderung und sorgen Sie für den Erfolg Ihres Projekts.

Sollten Sie sich selbst einen Überblick über die Förderprogramme verschaffen wollen, finden Sie alle Programme der EU, des Bundes und der Länder in der Förderdatenbank des Bundesministeriums für Wirtschaft.

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