Schrittplan GmbH-Gründung
GmbH gründen in 7 Schritten – von der Idee bis zum Handelsregister
Die GmbH ist die meistgewählte Rechtsform für Unternehmen mit Haftungsrisiko, mehreren Gesellschaftern oder Fremdkapitalbedarf. Der formale Ablauf ist überschaubar – teuer wird es fast immer an anderer Stelle: bei Regelungen, die im Gesellschaftsvertrag fehlen, bei falsch gewählten Zeitpunkten und bei vergessenen Anmeldungen. Dieser Schrittplan führt Sie durch die sieben Schritte in der richtigen Reihenfolge. Jeden Schritt setzen Sie auf Ihre persönliche Aufgabenliste unter „Meins" und haken ihn dort ab.
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1. Gesellschafter, Anteile und Geschäftsmodell klären
Wer gründet mit, wer hält welche Anteile, wer führt die Geschäfte – und trägt das Modell die Kosten einer GmbH?
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2. Firmenname, Sitz und Unternehmensgegenstand festlegen
Namen von der IHK vorprüfen lassen, Sitz bestimmen und den Unternehmensgegenstand präzise formulieren.
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3. Gesellschaftsvertrag oder Musterprotokoll vorbereiten
Musterprotokoll für einfache Fälle, individueller Vertrag bei mehreren Gesellschaftern – mit Regeln für den Streitfall.
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4. Notartermin: Beurkundung und Geschäftsführerbestellung
Der Gesellschaftsvertrag wird beurkundet, die Geschäftsführung bestellt, die Gesellschafterliste erstellt.
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5. Geschäftskonto eröffnen und Stammkapital einzahlen
Konto auf die Vor-GmbH eröffnen, mindestens die Hälfte des Stammkapitals einzahlen, Nachweis an den Notar.
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6. Handelsregistereintrag abwarten
Der Notar meldet elektronisch an; mit der Eintragung entsteht die GmbH und die Haftung beschränkt sich auf das Gesellschaftsvermögen.
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7. Gewerbeanmeldung, Finanzamt und Registermeldungen
Gewerbeamt, Fragebogen zur steuerlichen Erfassung, Transparenzregister, IHK und Berufsgenossenschaft abarbeiten.
Schritt 1: Gesellschafter, Anteile und Geschäftsmodell klären
Vor jeder Formalie steht die unternehmerische Entscheidung: Wer gründet mit, wer hält welche Anteile, wer führt die Geschäfte – und trägt das Geschäftsmodell die Kosten einer Kapitalgesellschaft? Die Beteiligungsquote entscheidet über Stimmrechte und Gewinnverteilung. Eine 50:50-Verteilung wirkt fair, führt bei Streit aber zur Blockade, weil keine Seite eine Mehrheit hat.
Die GmbH lohnt sich, wenn ein echtes Haftungsrisiko besteht, mehrere Gesellschafter beteiligt sind oder Banken und Investoren eine Kapitalgesellschaft erwarten. Für die nebenberufliche Dienstleistung ohne Risiko ist sie in aller Regel zu schwer. Welche Rechtsform zu Ihrem Vorhaben passt, behandelt das 1×1 der Gründung.
Meine GmbH-Gründung
Schritt 1 auf meinen Schrittplan setzen
Setzen Sie die Aufgaben dieses Schritts auf Ihren persönlichen Schrittplan unter „Meins“ – dort haken Sie ab, was erledigt ist, und sehen Ihren Fortschritt. Ihr Schrittplan ist privat; wir greifen darauf nicht zu.
Ich habe festgelegt, wer Gesellschafter wird und welche Anteile jeder hält.
Die Beteiligungsquote entscheidet über Stimmrechte, Gewinnverteilung und spätere Handlungsfähigkeit. Nachträgliche Änderungen sind notariell und damit teuer.
Ich habe geklärt, wer Geschäftsführer wird und wie vertreten wird.
Einzel- oder Gesamtvertretung und die Befreiung von § 181 BGB gehören in den Vertrag, nicht in eine mündliche Absprache.
Ich habe geprüft, ob sich die GmbH gegenüber Einzelunternehmen oder UG rechnet.
Die GmbH kostet Stammkapital, Notar und laufende Buchführung. Sie lohnt sich bei Haftungsrisiko, mehreren Gesellschaftern oder Fremdkapitalbedarf.
Schritt 2: Firmenname, Sitz und Unternehmensgegenstand festlegen
Der Firmenname muss sich von bestehenden Firmen im Handelsregisterbezirk deutlich unterscheiden und darf nicht irreführen. Die IHK prüft Ihren Wunschnamen vorab kostenfrei – das erspart eine Zurückweisung durch das Registergericht, die Zeit und Notarkosten verursacht. Prüfen Sie parallel Marken- und Domainrechte.
Der Unternehmensgegenstand ist die zweite typische Fehlerquelle. Er muss das Tätigkeitsfeld konkret beschreiben, aber weit genug gefasst sein, dass spätere Geschäftsfelder keine Vertragsänderung erzwingen. Der Sitz der Gesellschaft bestimmt Registergericht, Finanzamt und Kammerzugehörigkeit; Sie brauchen dafür eine ladungsfähige Geschäftsanschrift.
Meine GmbH-Gründung
Schritt 2 auf meinen Schrittplan setzen
Setzen Sie die Aufgaben dieses Schritts auf Ihren persönlichen Schrittplan unter „Meins“ – dort haken Sie ab, was erledigt ist, und sehen Ihren Fortschritt. Ihr Schrittplan ist privat; wir greifen darauf nicht zu.
Ich habe meinen Wunschnamen von der IHK vorab prüfen lassen.
Die IHK prüft kostenfrei auf Verwechslungsgefahr im Handelsregisterbezirk. Eine Zurückweisung beim Notar kostet Zeit und Geld.
Ich habe den Unternehmensgegenstand formuliert.
Er muss konkret genug für das Registergericht und weit genug für künftige Geschäftsfelder sein – eine der häufigsten Beanstandungen.
Ich habe eine ladungsfähige Geschäftsanschrift und den Sitz bestimmt.
Der Sitz bestimmt Registergericht, Finanzamt und IHK-Zugehörigkeit.
Schritt 3: Gesellschaftsvertrag oder Musterprotokoll vorbereiten
Das Musterprotokoll nach § 2 Abs. 1a GmbHG ist die günstige Variante: höchstens drei Gesellschafter, ein Geschäftsführer, keine individuellen Regelungen. Es passt für die Ein-Personen-GmbH. Sobald mehrere Personen dauerhaft zusammen arbeiten, ist ein individueller Gesellschaftsvertrag die bessere Investition.
Die Regelungen, auf die es im Ernstfall ankommt, schreibt man, solange sich alle gut verstehen: Ausscheiden eines Gesellschafters, Abfindungshöhe, Vorkaufsrechte, Erbfall, Wettbewerbsverbot und die erforderlichen Mehrheiten für Beschlüsse. Fehlen sie, gilt das Gesetz – und das führt regelmäßig zu Ergebnissen, die niemand wollte.
Prüfen Sie an dieser Stelle auch, ob eine Holdingstruktur sinnvoll ist. Wer später verkaufen oder Gewinne im Unternehmensverbund halten will, spart mit der richtigen Struktur ab Tag eins erheblich; die nachträgliche Umstrukturierung ist teuer. Die Details stehen im Modul Die GmbH-Holding.
Meine GmbH-Gründung
Schritt 3 auf meinen Schrittplan setzen
Setzen Sie die Aufgaben dieses Schritts auf Ihren persönlichen Schrittplan unter „Meins“ – dort haken Sie ab, was erledigt ist, und sehen Ihren Fortschritt. Ihr Schrittplan ist privat; wir greifen darauf nicht zu.
Ich habe entschieden, ob Musterprotokoll oder individueller Gesellschaftsvertrag.
Das Musterprotokoll ist günstiger, aber nur bis drei Gesellschafter und ohne individuelle Regelungen möglich.
Ich habe die Regelungen für Ausscheiden, Erbfall und Streit festgelegt.
Abfindungsklauseln, Vorkaufsrechte und Beschlussmehrheiten schreibt man, solange sich alle verstehen – nicht danach.
Ich habe geprüft, ob eine Holdingstruktur sinnvoll ist.
Wer später verkaufen oder Gewinne thesaurieren will, spart mit der richtigen Struktur ab Tag eins erheblich Steuern.
Schritt 4: Notartermin – Beurkundung und Geschäftsführerbestellung
Der Gesellschaftsvertrag bedarf nach § 2 GmbHG der notariellen Form. Im Termin werden der Vertrag beurkundet, die Geschäftsführung bestellt und die Gesellschafterliste erstellt. Bringen Sie Ausweise aller Gesellschafter, den abgestimmten Entwurf, den geprüften Firmennamen und die Geschäftsanschrift mit.
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Schritt 4 auf meinen Schrittplan setzen
Setzen Sie die Aufgaben dieses Schritts auf Ihren persönlichen Schrittplan unter „Meins“ – dort haken Sie ab, was erledigt ist, und sehen Ihren Fortschritt. Ihr Schrittplan ist privat; wir greifen darauf nicht zu.
Ich habe den Notartermin vereinbart und alle Unterlagen vorbereitet.
Ausweise aller Gesellschafter, Entwurf, Firmenname und Geschäftsanschrift müssen beim Termin vorliegen.
Ich habe für alle Gesellschafter einen gültigen, aktuellen Personalausweis, Reisepass oder eine aktuelle Aufenthaltserlaubnis bereit.
Der Notar muss die Identität aller Gründerinnen und Gründer feststellen. Abgelaufene oder beschädigte Ausweise verzögern den Termin.
Ich habe eine zustellfähige Adresse mit beschriftetem Briefkasten.
Das Registergericht, das Finanzamt, die IHK und spätere Geschäftspartner senden Post an die Geschäftsanschrift. Ohne beschrifteten Briefkasten drohen Rückläufer und Fristversäumnisse.
Ich habe den Gesellschaftsvertrag beurkunden lassen.
Ohne notarielle Form ist die GmbH nicht wirksam gegründet.
Mir ist bewusst, dass ich ab jetzt in der Vor-GmbH persönlich hafte.
Zwischen Beurkundung und Handelsregistereintrag besteht die Handelndenhaftung – große Verpflichtungen also erst nach der Eintragung eingehen.
Schritt 5: Geschäftskonto eröffnen und Stammkapital einzahlen
Mit dem beurkundeten Vertrag eröffnen Sie das Geschäftskonto auf die „GmbH in Gründung". Das Stammkapital beträgt nach § 5 GmbHG mindestens 25.000 Euro. Vor der Anmeldung zum Handelsregister müssen nach § 7 GmbHG auf jeden Geschäftsanteil mindestens ein Viertel und insgesamt mindestens 12.500 Euro eingezahlt sein.
Den Einzahlungsnachweis schicken Sie an den Notar – erst damit meldet er die Gesellschaft an. Planen Sie realistisch: Das Stammkapital ist kein unantastbares Sperrguthaben, sondern Betriebsvermögen. Es steht für Investitionen und laufende Kosten zur Verfügung, darf aber nicht an die Gesellschafter zurückfließen.
Meine GmbH-Gründung
Schritt 5 auf meinen Schrittplan setzen
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Ich habe entschieden, ob das Stammkapital voll oder zu 50 Prozent eingezahlt wird – und dies in der Satzung festlegen lassen.
Eine Teileinzahlung ist nur zulässig, wenn die Satzung das ausdrücklich vorsieht. Sonst muss die volle 25.000 Euro vor der Handelsregistereintragung eingezahlt werden. Bei Unsicherheit fragen Sie den Notar, Ihren Steuerberater oder Peter Saubert.
Ich habe ein Geschäftskonto auf die GmbH in Gründung eröffnet.
Die Bank verlangt den beurkundeten Vertrag und die Ausweise aller wirtschaftlich Berechtigten.
Ich habe das Stammkapital eingezahlt – mindestens 12.500 Euro von 25.000 Euro, sofern eine Teileinzahlung vereinbart wurde.
Bei Bargründung muss auf jeden Geschäftsanteil mindestens ein Viertel, insgesamt mindestens die Hälfte des Stammkapitals eingezahlt sein. Ohne Satzungsregelung gilt die Volleinzahlung von 25.000 Euro.
Ich habe den Einzahlungsnachweis an den Notar geschickt.
Erst mit diesem Nachweis meldet der Notar die GmbH zum Handelsregister an.
Schritt 6: Handelsregistereintrag abwarten
Der Notar meldet die GmbH elektronisch beim Registergericht an. Mit der Eintragung entsteht die Gesellschaft als juristische Person – ab diesem Zeitpunkt haftet sie nach § 13 Abs. 2 GmbHG nur mit ihrem Vermögen. Die Bearbeitungsdauer schwankt je nach Gericht zwischen wenigen Tagen und mehreren Wochen.
Ab der Eintragung gelten die Pflichtangaben nach § 35a GmbHG: Rechtsform, Sitz, Registergericht, Handelsregisternummer und alle Geschäftsführer gehören auf Geschäftsbriefe, Rechnungen, E-Mail-Signaturen und ins Impressum. Fehlende Angaben sind ein beliebter Abmahngrund.
Meine GmbH-Gründung
Schritt 6 auf meinen Schrittplan setzen
Setzen Sie die Aufgaben dieses Schritts auf Ihren persönlichen Schrittplan unter „Meins“ – dort haken Sie ab, was erledigt ist, und sehen Ihren Fortschritt. Ihr Schrittplan ist privat; wir greifen darauf nicht zu.
Ich habe die Anmeldung durch den Notar bestätigt bekommen.
Die Anmeldung erfolgt elektronisch und öffentlich beglaubigt durch den Notar.
Ich habe die Eintragungsbestätigung des Registergerichts erhalten.
Die Bearbeitung dauert je nach Gericht wenige Tage bis mehrere Wochen. Erst ab Eintragung ist die Haftung beschränkt.
Ich verwende ab der Eintragung den Zusatz „GmbH" auf allen Geschäftsbriefen.
Fehlende Pflichtangaben auf Briefen, Rechnungen und der Website führen zu Abmahnungen und im Ernstfall zur persönlichen Haftung.
Ich kenne den typischen Missbrauchs- und Betrugshinweis nach der Eintragung.
Nach dem Handelsregistereintrag schicken dubiose Anbieter Rechnungen für angebliche Register-Eintragungen, Handelsregisterausdrucke oder Firmenzeichen. Diese Post ist in der Regel Betrug. Prüfen Sie unbekannte Forderungen – im Zweifel beim Notar, beim Steuerberater oder bei Peter Saubert.
Schritt 7: Gewerbeanmeldung, Finanzamt und Registermeldungen
Nach der Eintragung folgt der Behördenteil: Gewerbeanmeldung nach § 14 GewO beim Gewerbeamt, danach der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung über ELSTER. Über diesen Fragebogen kommen Steuernummer und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer; Ihre Umsatzschätzung bestimmt die Höhe der Vorauszahlungen – zu optimistische Angaben belasten die Liquidität im ersten Jahr.
Dazu kommen die Meldung der wirtschaftlich Berechtigten zum Transparenzregister nach § 20 GwG, die Anmeldung bei der Berufsgenossenschaft und – sobald Sie Mitarbeiter beschäftigen – die Betriebsnummer der Agentur für Arbeit sowie die Anmeldungen zur Sozialversicherung. Parallel beginnen Buchführungs- und Offenlegungspflichten: Die GmbH ist bilanzierungspflichtig und muss ihren Jahresabschluss veröffentlichen.
Was danach zählt, ist die Steuerung: Liquidität, Auswertungen und die Frage, ob das Geschäftsmodell trägt. Einen strukturierten Einstieg dazu gibt das 1×1 des Controllings. Wer die laufenden Führungspflichten – Buchführung, Meldewesen, Jahresabschluss, Steuerung – nicht allein sicher abdecken kann, holt sich als Geschäftsführer Sparring. Der Digitale Beirat begleitet diese Pflichten ohne einen zusätzlichen Geschäftsführer-Posten im Unternehmen.
Meine GmbH-Gründung
Schritt 7 auf meinen Schrittplan setzen
Setzen Sie die Aufgaben dieses Schritts auf Ihren persönlichen Schrittplan unter „Meins“ – dort haken Sie ab, was erledigt ist, und sehen Ihren Fortschritt. Ihr Schrittplan ist privat; wir greifen darauf nicht zu.
Ich habe das Gewerbe für die GmbH angemeldet.
Die Anmeldung erfolgt nach der Eintragung beim Gewerbeamt am Sitz der Gesellschaft.
Ich habe den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung über ELSTER übermittelt.
Darüber kommen Steuernummer und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Die Angaben zu erwarteten Umsätzen bestimmen die Vorauszahlungen.
Ich habe die wirtschaftlich Berechtigten zum Transparenzregister gemeldet.
Die Meldepflicht gilt für alle GmbH; Verstöße werden als Ordnungswidrigkeit geahndet.
Ich habe Berufsgenossenschaft, IHK bzw. Handwerkskammer und – bei Mitarbeitern – die Betriebsnummer geklärt.
Die Anmeldung bei der Berufsgenossenschaft ist binnen einer Woche nach Aufnahme der Tätigkeit Pflicht.
Ich habe geprüft, ob ich die laufenden gesetzlichen Pflichten als Geschäftsführer sicher erfüllen kann – oder ob ich den Digitalen Beirat oder eine Beratung für Steuerung, Buchführung und Meldewesen einsetze.
Die Geschäftsführung muss Buchführung, Jahresabschluss, USt-Voranmeldungen, Gewerbe- und Handelsregisterpflichten sicherstellen. Der Digitale Beirat begleitet diese Pflichten ohne eigenen Geschäftsführer-Posten – bei Unsicherheit lohnt sich ein Gespräch mit Peter Saubert.
GmbH-Gründung aus dem ALG-I-Bezug
Die Förderung durch die Agentur für Arbeit hängt nicht an der Rechtsform, sondern an der Reihenfolge: AVGS-Gründungscoaching und Gründungszuschuss müssen geklärt sein, bevor die Tätigkeit angemeldet wird. Wer aus dem Leistungsbezug heraus eine GmbH gründet, kombiniert deshalb beide Pläne – erst den Förderweg, dann die Formalien.
Den vollständigen Ablauf zeigt der Schrittplan von der Arbeitslosigkeit in die Selbstständigkeit.
Häufige Fragen zur GmbH-Gründung
Wie lange dauert eine GmbH-Gründung?
Von der Beurkundung bis zur Eintragung im Handelsregister vergehen in der Regel zwei bis sechs Wochen – abhängig vom Registergericht und davon, wie schnell Konto und Einzahlungsnachweis vorliegen. Die Vorbereitung (Gesellschafterfragen, Vertrag, Firmenname) dauert meist länger als das formale Verfahren.
Wie viel Stammkapital muss ich wirklich einzahlen?
Das Stammkapital beträgt mindestens 25.000 Euro. Bei einer Bargründung müssen vor der Anmeldung zum Handelsregister auf jeden Geschäftsanteil mindestens ein Viertel und insgesamt mindestens 12.500 Euro eingezahlt sein. Der Rest bleibt eine offene Einlageforderung – im Insolvenzfall wird sie fällig.
Was kostet die Gründung einer GmbH?
Bei einer einfachen Gründung mit Musterprotokoll liegen Notar- und Registerkosten meist im niedrigen vierstelligen Bereich; ein individueller Gesellschaftsvertrag mit mehreren Gesellschaftern kostet deutlich mehr. Dazu kommen laufende Kosten für Buchführung, Jahresabschluss und Offenlegung.
Musterprotokoll oder individueller Gesellschaftsvertrag?
Das Musterprotokoll ist günstiger, aber nur bei höchstens drei Gesellschaftern, einem Geschäftsführer und ohne individuelle Regelungen möglich. Sobald mehrere Gesellschafter dauerhaft zusammenarbeiten, lohnt sich ein individueller Vertrag mit Regeln zu Ausscheiden, Abfindung und Beschlussmehrheiten.
Hafte ich vor der Eintragung persönlich?
Ja. Zwischen Beurkundung und Eintragung besteht die Vor-GmbH. Wer in dieser Phase im Namen der Gesellschaft handelt, haftet nach § 11 Abs. 2 GmbHG persönlich. Große Verpflichtungen sollten deshalb erst nach der Eintragung eingegangen werden.
Lohnt sich eine Holdingstruktur von Anfang an?
Wenn ein späterer Verkauf, mehrere Beteiligungen oder die Thesaurierung von Gewinnen realistisch sind, ist die Holding zum Gründungszeitpunkt deutlich günstiger als eine spätere Umstrukturierung. Bei einer reinen Ein-Personen-GmbH ohne Verkaufsabsicht ist sie meist unnötiger Aufwand.
Kann ich eine GmbH aus der Arbeitslosigkeit heraus gründen?
Ja. Die Förderung über AVGS-Gründungscoaching und Gründungszuschuss hängt nicht an der Rechtsform, wohl aber an der Reihenfolge: Die Förderung muss vor der Anmeldung der Tätigkeit geklärt sein. Wie das zusammenspielt, zeigt der Schrittplan zum Weg aus dem ALG-I-Bezug in die Selbstständigkeit.
Kontakt
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