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Was kann dieser Beitrag nicht leisten?

Dieser Beitrag ist keine Abhandlung aus Sicht einer Buchhaltung, eines Steuerberaters, eines Anwalts. Es handelt sich hierbei nicht um einen kompletten Überblick über alle Zusammenhänge, Risiken, rechtlichen Rahmenbedingungen und Anforderungen von Behörden oder Registern an Unternehmen. Es handelt sich um keine Steuerberatung oder juristische Beratung. Das Ziel dieses Beitrages ist es nicht, Experten aus ihnen zu machen.

Was soll dieser Beitrag leisten?

Dieser Beitrag soll Unternehmerin und Unternehmer Sicherheit geben und als Orientierung in den zwei Kernbereichen dienen, zu denen wir tatsächlich auch beraten können.

Im Internet gibt es zahlreiche sehr gute Beiträge über das Thema Betriebsprüfung. Allerdings werden zwei Aspekte aktuell nicht wirklich gut behandelt. Auf der einen Seite wird die Frage, was bedeutet für mich Verfahrensanweisung nach GoBD wirklich, nicht umfassend und vor allem nicht unternehmerbezogen beantwortet. Zur GoBD können wir auch noch schnell helfen, wenn der Prüfbescheid kommt und wir freie Kapazitäten haben.

Auf der anderen Seite wird die Frage, was sind meine Möglichkeiten, wenn es zu einer Steuernachzahlung kommt, gar nicht beleuchtet. Zur Steuernachzahlung können wir im Bereich Finanzierung beraten. Aus diesem Grund konzentrieren wir uns auf genau diese zwei Bereiche in diesem Beitrag. Das Ziel dieses Beitrages ist es, auf wesentliche Probleme und Risiken aus der Praxis für kleine und mittelgroße Unternehmen hinzuweisen.

Warum schreibe ich diesen Beitrag jetzt?

Mit dem Ende von Corona nehmen die Betriebsprüfungen ab 2023 wieder zu und werden auf das Vor-Corona-Niveau hochgefahren. Das heißt, es gibt wieder deutlich mehr Betriebsprüfungen und es gibt voraussichtlich aufgrund von Corona und der Haushaltslage deutlich mehr Beanstandungen.

Mit dem Hochfahren der Intensität der Betriebsprüfungen und den Bestrebungen zur Digitalisierung der Buchhaltungen und der Finanzämter wird durch die Finanzverwaltungen die Verfahrensdokumentation nach GoBD grundsätzlich geprüft. Das heißt, in jeder Prüfanordung wird die Vorlage der Verfahrensdokumentation nach GoBD zur Vorlage gefordert. Genau diese Verfahrensdokumentation haben aber die wenigsten Unternehmen. Allerdings kann diese Verfahrensdokumentation auch GoBD in der Regel durch unseren Experten Michael Dernbach in der Zeit zwischen Zugang der Prüfanordnung und der Betriebsprüfung erstellt werden.

Fehlt die Verfahrensdokumentation nach GoBD besteht im Extremfall das Risiko, dass der Steuerprüfer die Buchhaltung verwirft und Ihre Steuern schätzt. Das hat in der Regel sehr hohe Steuernachzahlungen zur Folge. Dieses Risiko sollten Sie nicht eingehen.

Die Betriebsprüfung

Einen guten Gesamtüberblick über die Betriebsprüfung im Allgemeinen gibt es auf dieser Seite von Lexware. Wenn Sie dieses Thema nur grundsätzlich interessiert, sind Sie auf der Seite von Lexware gut informiert.

Das Finanzministerium gibt hier einen Überblick über die Betriebsprüfung.

GoBD und Rechtssicherheit: So schlafen Sie nachts ruhiger!

• Bußgelder ade: Ignorieren Sie die GoBD, drohen Bußgelder von bis zu 100.000 Euro pro Verstoß. Autsch! Mit GoBD-Compliance hingegen schlafen Sie nachts ruhiger und vermeiden teure Überraschungen.
• Beweismittel im Zweifelsfall: Streitigkeiten mit dem Finanzamt? Mit GoBD-konformer Buchführung haben Sie ein starkes Ass im Ärmel. Die lückenlose Dokumentation dient als Beweismittel und kann Ihnen viel Ärger und Geld sparen.
• Rechtssicherheit auf dem neuesten Stand: Die GoBD-Rechtsprechung ist dynamisch. Bleiben Sie stets auf dem Laufenden, um mögliche Rechtsrisiken zu minimieren und Ihr Unternehmen rechtssicher aufzustellen.

Warum werde ich geprüft? Wie bereite ich mich vor?

Wenn sie also geprüft werden, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass die Finanzbeamten Ihren Steuererklärung nicht trauen oder aber den Verdacht haben, dass es Unregelmäßigkeiten gibt. Das ist nicht grundsätzlich so. Aber die Wahrscheinlichkeit ist hoch.

In jedem Fall wird es so sein, dass die Verfahrensdokumentation nach GoBD gefordert wird. Sorgen Sie dafür, dass sie eine Verfahrensdokumentation haben und stellen Sie Ihre Argumentation mit einer Verfahrensdokumentation auf solide Füße. Die Qualität der Verfahrensdokumentation sollte mindestens dem Risiko entsprechen, dass der Prüfer bei Ihnen tatsächlich gezielt nach Unregelmäßigkeiten suchen soll.

Sollten Sie noch keine Verfahrensdokumentation haben, wenden Sie sich zeitnah an einen Experten wie Michel Dernbach, der Ihnen diese Verfahrensdokumentation erstellen kann. Prinzipiell können diese Verfahrensdokumentationen durch Steuerberater erstellt werden. Allerdings ist unsere Erfahrung, dass die Steuerberater dafür keine Kapazitäten haben und dass die Steuerberater auch nur den Bereich bearbeiten kann, der wirklich im Einflussbereich des Steuerberaters liegt. Das genügt aber für die Betriebsprüfung nicht. Sie müssen eine Verfahrensdokumentation vorweisen können, die alle dokumentationspflichten Geschäftsdaten erfasst. Dokumentationspflichtig Geschäftsdaten sind alle steuerrelevanten Geschäftsdaten zum Beispiel:

• Rechnungen und andere Belege: Diese müssen lückenlos und unveränderlich aufbewahrt werden.
• Buchhaltungsunterlagen: Dazu gehören Journale, Kontenblätter und Abschlüsse.
• Handels- und Geschäftsbriefe: Diese können wichtige Informationen über Geschäftsvorfälle enthalten. Dazu gehören auch Angebote.
• Personaldaten: Dazu gehören Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Arbeitsverträge und Sozialversicherungsnachweise sowie Fahrtenbücher.
• Verträge: Dazu gehören alle Verträge.
• Stammdaten: Dazu gehören Kunden- und Lieferantendaten, sowie Artikelstammdaten.

Die Prüfungsanordnung

Im Einzelnen enthält die Prüfungsanordnung in der Regel folgende Informationen:

• Name und Anschrift des Prüfers: Der Prüfer ist der zuständige Sachbearbeiter beim Finanzamt, der die Betriebsprüfung durchführt.
• Name und Anschrift des zu prüfenden Unternehmens oder Selbstständigen: Dies ist derjenige, der von der Betriebsprüfung betroffen ist.
• Rechtsgrundlage der Betriebsprüfung: Die Rechtsgrundlage für die Betriebsprüfung ist in der Abgabenordnung (AO) geregelt.
• Zu prüfende Steuerarten: Das Finanzamt legt fest, welche Steuern im Rahmen der Betriebsprüfung geprüft werden sollen. Dazu gehören in der Regel die Einkommensteuer, die Körperschaftsteuer, die Umsatzsteuer und die Gewerbesteuer.
• Prüfungszeitraum: Der Prüfungszeitraum legt fest, für welche Jahre die steuerlichen Unterlagen des Unternehmens oder Selbstständigen geprüft werden sollen.
• Ort und Termin der Betriebsprüfung: Das Finanzamt legt fest, wo und wann die Betriebsprüfung stattfinden soll.
• Hinweisschreiben auf die Mitwirkungspflichten des Prüflings: Der Prüfling ist verpflichtet, dem Prüfer bei der Durchführung der Betriebsprüfung zu helfen. Dazu gehört unter anderem, dass er die erforderlichen Unterlagen zur Verfügung stellt und den Prüfer bei seinen Fragen unterstützt.

Die Prüfungsanordnung ist ein wichtiges Dokument, das der Geprüfte sorgfältig lesen und verstehen sollte. Bei Fragen zur Prüfungsanordnung sollte sich der Geprüfte direkt an den Steuerberater oder das Finanzamt wenden.

Wie verhalte ich mich bei der Betriebsprüfung?

Diese Erläuterungen sind eine Orientierung und keinem Fall eine steuerliche oder juristische Beratung.

Erfolgt die Steuerprüfung vor Ort, gibt es entweder keinen Steuerberater oder die Steuerbeamten haben Verdachtsmomente, die vor Ort geprüft werden müssen. Das ist zum Beispiel regelmäßig bei großen Bargeldmengen oder bei Verbrauch von einfach zu verkaufenden oder privat nutzbaren  Materialien der Fall.

Denken Sie bei der Betriebsprüfung immer daran:

• Wenn sie unhöflich und unkooperativ sind, wird es der Betriebsprüfer auch sein.
• Wenn sie nicht alle Fragen beantworten, wird der Betriebsprüfer offene Punkte behalten, die irgendwie anders klären muss. Das wird in der Regel nicht zu ihrem Vorteil sein. Die Prüfer sind ja ihren Vorgesetzten gegenüber Rechenschaft schuldig.
• Wenn Sie Fragen beantworten, beantworten Sie diese wahrheitsgemäß. Falschaussagen sind strafbar. Wenn sie etwas nicht wissen, sagen Sie, dass sie es nicht wissen und sagen Sie, dass sie ein Ergebnis zeitnah klären werden.
• Wenn Sie ein schlechtes Gefühl haben oder das Gespräche entwickelt sich in eine ungewünschte Richtung, ziehen Sie einen Experten hinzu und lassen Sie sich von einem Experten beraten. Experten für die Betriebsprüfung sind zum Beispiel Steuerberater oder Anwälte.
• Dokumentieren Sie den Ablauf der Prüfung und dokumentieren Sie auch die Ergebnisse der Besprechung mit dem Prüfer. Fragen Sie im Zweifel nach und lassen Sie sich über die Konsequenzen aufklären.

Wir empfehlen aber in jedem Fall: Binden Sie ihren Steuerberater frühzeitig ein oder prüfen Sie, ob sie einen Steuerberater oder Anwältin hinzuziehen können.

Genügt nicht die Verfahrensdokumentation, die ich zum Beispiel von meinen Buchhaltungssoftwareanbieter erhalte?

Wir selbst empfehlen oft Lexoffice (Link: 50% Rabatt-Werbung) als Buchhaltungssoftware. Sicher gibt es am Markt auch andere Anbieter. Allerdings halten wir von den meisten Anbietern im Hinblick auf die GoBD nicht soviel.

Diese Dokumentationen der Software sind wichtige Bestandteile der Verfahrensdokumentation, die Experten wie Michael Dernbach für Sie erstellen. Es sind aber nur Bestandteile. Deshalb unsere klare Empfehlung Lexoffice ist sicher ein gutes Tool. Die Verfahrensdokumentation von Lexoffice genügt aber für Sie leider nicht. Deshalb nehmen Sie rechtzeitig Kontakt zu einem Experten wie Michael Dernbach auf, der Ihnen eine solide Verfahrensdokumentation für Ihre Steuerprüfung erstellt.

Unerwartete betriebswirtschaftliche Auswirkungen einer fehlenden Verfahrensanweisung nach GoBD:

• Erhöhte Versicherungsprämien: Versicherungsunternehmen können höhere Prämien für Cyber-Versicherungen oder D&O-Versicherungen verlangen, wenn keine adäquate Verfahrensdokumentation vorliegt, da dies als erhöhtes Risiko eingestuft wird.
• Einschränkungen bei der Kreditvergabe: Banken könnten bei der Kreditvergabe zurückhaltender sein oder ungünstigere Konditionen anbieten, wenn die Prozesssicherheit durch fehlende Dokumentation nicht nachgewiesen werden kann.

Was kostet eine Verfahrensdokumentation nach GoBD?

Die Kosten für die Erstellung einer Verfahrensdokumentation nach GoBD für ein kleines oder ein mittelgroßes Unternehmen laufen sich auf 1.600 bis 3.200 € netto. Das sind etwa 2-4 Mann Tage. Die Kosten sind aber stark abhängig von der Komplexität und der Anzahl der genutzten Systeme im Unternehmen.

Wir werden immer wieder darauf angesprochen, dass es auch Anbieter gäbe, die nur 900€ oder gar nur 180€ für eine Verfahrensdokumentation nach GoBD verlangen würden. Schauen Sie sich die Angebote noch einmal genau an. Da steht immer ab 900€. Faktisch sind es mindestens 1.600€. Die 180€ gelten nur, wenn Sie die BAFA-Föderung für die neuen Bundesländer bekommen würden. Der Aufwand für dieses Förderprogramm ist aber so groß, dass es sich in der Regel für erfolgreiche Unternehmen nicht lohnt.

Kann die Erstellung der Verfahrensdokumentation nach GoBD gefördert werden?

Die Verfahrensdokumentation ist eine der ganz wenigen Leistungen, für die sich auch eine BAFA-Förderung für Ostdeutschland noch lohnen kann. In Ostdeutschland können bis 80% gefördert werden, wenn der vorab gestellte Antrag im Nachgang nach der Beratung bewilligt wird.

Weil es sich für ostdeutsche Unternehmen lohnen kann, bietet der Experte für Verfahrensdokumentation nach GoBD in kleinen und mittelgroßen Unternehmen Michael Dernbach auch die Förderung nach BAFA an.

Allerdings beachten Sie: Die Erstellung der Berichte und die Nachbetreuung der Behörde ist aufwendig für Sie und den Berater. In der Regel müssen Sie alleine für die Betreuung der BAFA durch den Berater noch einmal ca. 1.500€ rechnen. Das entspricht in vielen Fällen in den alten Bundesländern mehr als die Förderung für eine Erstellung einer Verfahrensdokumentation nach GoBD, die Sie erhalten.

Kurzfristiges Arbeiten ist bei Beantragung der Förderung nach BAFA aufgrund der Behörden-Geschwindigkeiten in der BAFA natürlich nicht möglich, wenn sehr schnell für die Betriebsprüfung die Unterlagen erzeugt werden müssen.

Zum Förderprogramm detailliert informieren können Sie sich in der Datenbank des Bundeswirtschaftministeriums.

Finanzierung von Steuernachzahlungen?

Wird in der Betriebsprüfung eine Steuernachzahlung ermittelt und ist diese sehr hoch, kann die Steuernachzahlung oft nicht aus der freien Liquidität des Unternehmens bezahlt werden. Häufig wird auch mit der Steuernachzahlung die Steuervorauszahlung erhöht, da das Unternehmen prinzipiell in Zukunft höhere Steuern zahlen wird.

Die Finanzierung der Steuernachzahlung ist in der Regel nicht einfach. Banken haben oft das Problem, dass aus der Steuernachzahlung ja folgt, dass die BWAs und Jahresabschlüsse nicht korrekt waren. Natürlich sind die Gewinne in der Folge oft höher, was prinzipiell eine Bonität verbessert. Aber natürlich heißt dies auch, dass Grundsätze der ordnungsgemäßen Geschäftsführung nicht befolgt wurden. Fehlt zum Beispiel die Verfahrensdokumentation nach GoBD, bedeutet dies für die Bank auch, dass insolvenzrechtliche Risiken in diesem Unternehmen vorhanden sind, was die Bonität massiv belastet. Die Steuernachzahlung kann aber zum Beispiel auch bedeuten, dass Geld aus der Firma entzogen wurde und dem Privatbereich zugeführt wurde, so dass die Kapitaldienstfähigkeit des Unternehmens verschlechtert wurde. Ein weiterer Aspekt, der eine zunehmende Rolle spielt, sind die Compliance-Richtlinien der Banken, die in diesem Fall restriktives Verhalten vorschreiben. Dies sind natürlich alles nur Beispiele. Insgesamt kann man sagen: Eine Steuernachzahlung ist oft schwierig zu finanzieren.

Wenn bei Ihnen eine Steuerprüfung ansteht und das Risiko besteht, dass sie Steuernachzahlungen finanzieren müssen, berücksichtigen Sie bitte unbedingt folgendes:

• Finanzieren Sie bitte im Vorfeld keine Produkte, denen eine private Nutzung oder ein Status-Streben unterstellt werden kann. Ein Kredit für eine Luxuskarosse führt in der Regel dazu, dass die Finanzierung der Steuervorauszahlung scheitert.
• Schaffen Sie freie Liquidität, gegebenenfalls auch dadurch, dass sie auf Factoring setzen. Ich kann Ihnen zum Beispiel als Factoring-Vermittler die fivewi empfehlen. Sind Sie unsicher, wenden Sie sich auch gerne an mich. Liquidität kann zum Beispiel auch aus Hypotheken auf private Immobilien geschöpft werden.
• Planen Sie die Finanzierung der Steuernachzahlung frühzeitig. Solange keine Nachzahlung festgelegt wird, sind wir bei guten Zahlen oft schnell in der Lage Finanzierung zu machen.
• Sorgen Sie im Vorfeld dafür, dass wir alle notwendigen Finanzierungsunterlagen haben.
• Sollte das Unternehmen schwach dastehen, sollte im Vorfeld das Geschäftsmodell überarbeitet werden und ggf. sollte mit einer Businessplan-Turnaround-Finanzierung versucht werden, die Finanzierung der Steuernachzahlung sicher zu stellen.